Keuntungan Pakai Software Logistik untuk Perusahaan Forwarder, EMKL, dan EMKU!

Bagi perusahaan logistik dan ekspedisi, proses pengiriman barang memerlukan transparansi, alur kerja, dan proses yang cepat, rapi sekaligus akurat. Apalagi di tengah dinamika industri logistik yang kian kompetitif, setiap bisnis dituntut agar dapat bekerja lebih efektif dan efisien.

Tak hanya itu saja, bisnis logistik dan freight fowarding kerap menghadapi berbagai tantangan, seperti ketika menghadapi volume transaksi yang tinggi, operasional yang digarap secara terpisah, hingga pencatatan keuangan yang masih dilakukan secara manual.

Semua faktor tersebut membuat bisnis jadi terhambat dan sulit untuk maju. Sebagai solusinya, perusahaan harus mulai menggunakan dukungan Software Logistik agar sistem pengelolaan operasional terintegrasi dan mampu memperkecil risiko human error, keterlambatan laporan, hingga ketidaksesuaian data.

Seberapa pentingnya software freight forwarding bagi bisnis logistik?

Tantangan yang Dihadapi Perusahaan Logistik dan Ekspedisi Saat Ini

Salah satu tantangan terbesar industri logistik dan ekspedisi saat ini adalah adanya tekanan yang semakin besar, baik dari sisi operasional maupun ekspektasi pasar, sehingga perusahaan dituntut harus bekerja jauh lebih ekstra efisien dibanding sebelumnya.

Selain itu, beberapa tantangan utama di bawah ini seringkali dihadapi oleh perusahaan logistik dan ekspedisi.

1. Proses Operasional yang Masih Manual dan Terpisah

Masih banyak perusahaan logistik dan ekspedisi di era seperti sekarang yang menjalankan operasional harian dengan cara manual atau menggunakan beberapa sistem secara terpisah. Sebut saja, pendataan melalui Excel, pengiriman dokumen lewat e-Mail, dan penggunaan aplikasi terpisah untuk masing-masing divisi. Tak hanya itu saja, data shipment, customer, vendor, hingga biaya operasional sering kali diinput berulang oleh tim yang berbeda, sehingga rawan terjadi ketidaksinkronan informasi.

Dampaknya, proses kerja menjadi lebih lambat dan sulit dikontrol. Kesalahan input data, duplikasi dokumen, hingga keterlambatan pembuatan invoice dan laporan keuangan kerap terjadi. Apabila kondisi ini terus berlangsung, perusahaan akan kesulitan dalam meningkatkan efisiensi logistik dan pertumbuhan bisnis akan turut melambat.

2. Tingginya Volume Shipment dan Kompleksitas Dokumen

Perusahaan logistik dan ekspedisi harus menangani berbagai dokumen penting seperti invoice pengiriman, Delivery Order (DO), surat jalan, packing list, resi, manifest barang, dokumen kepabean, hingga dokumen serah terima barang dalam jumlah besar ketika volume pengiriman sedang tinggi-tingginya.

Tanpa sistem yang terintegrasi, pengelolaan dokumen menjadi tidak efisien dan berisiko menimbulkan kesalahan administrasi, kehilangan data, serta keterlambatan proses. Kompleksitas ini tidak hanya membebani tim operasional, tetapi juga dapat berdampak pada ketepatan waktu pengiriman dan kepuasan pelanggan atau pun pihak-pihak yang bekerja sama.

3. Kesulitan Monitoring Data, Biaya, dan Profit

Dengan berbekal sistem yang terintegrasi, perusahaan logistik dapat dengan mudah memantau data operasional, biaya pengiriman, dan profit secara menyeluruh dari mana saja. Terutama bisnis yang dikontrol oleh satu atasan/bos.

Sebaliknya, informasi biaya dari operasional, vendor, dan administrasi keuangan yang dicatat secara manual umumnya memerlukan pemantauan terpisah yang sangat melelahkan, lambat, dan terasa tidak efisien. Belum lagi jika terjadi kesalahan pencatatan.

Akibatnya, manajemen bahkan bos sulit mengetahui biaya aktual per shipment, margin keuntungan, hingga kondisi cash flow secara real-time, yang pada akhirnya menghambat pengambilan keputusan bisnis yang cepat dan tepat.

4. Tuntutan Kecepatan dan Transparansi dari Klien

Makin kencangnya era digitalisasi, banyak customer atau klien logistik menuntut proses yang cepat, responsif, dan transparan, mulai dari konfirmasi order hingga update status pengiriman. Inilah mengapa tanpa sistem yang terintegrasi, tim operasional sering kesulitan memberikan informasi secara real-time, sehingga update masih dilakukan manual melalui chat atau email.

Kondisi seperti itu tentunya tidak hanya menyita waktu, tetapi juga berisiko menurunkan tingkat kepercayaan dan kepuasan pelanggan, terutama ketika terjadi keterlambatan atau perbedaan data di lapangan. Dampaknya pun sangat berpengaruh terhadap pendapatan perusahaan.

Untuk menghadapi keempat tantangan di atas, Anda perlu upgrade dari sistem manual menjadi sistem canggih dengan menggunakan Software Logistik atau Software Freight Forwarding terpercaya yang mampu menghubungkan seluruh pengelolaan operasional pengiriman.

Pentingnya Menggunakan Software Freight Forwarding untuk Bisnis Logistik dan Ekspedisi

Software Freight Forwaring atau Software Logistik seperti Oaktree sangat direkomendasikan kepada perusahaan forwarder, logistik, EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut), dan EMKU (Ekspedisi Muatan Kapal Udara) yang memerlukan pengelolaan data secara terintegrasi, terstruktur, dan akurat. Mengapa demikian?

1. Mengelola Proses Operasional Pengiriman Secara Terpusat (End-to-End)

Software freight forwarding Oaktree.id memungkinkan seluruh proses pengiriman, mulai dari order, pengiriman hingga penyelesaian administrasi, dikelola dalam satu sistem terpusat. Hal ini memudahkan koordinasi antar tim, memonitoring seluruh proses operasional, dan mengontrol setiap tahapan operasional agar berjalan sesuai aturan atau SOP.

2. Meminimalkan Pencatatan Manual dan Risiko Human Error

Sistem digital yang terintegrasi secara otomatis dapat mengurangi jumlah input data berulang secara signifikan, sehingga risiko kesalahan pencatatan yang sering terjadi pada proses manual dapat pun sangat kecil.

Selain itu, berbagai masalah pengiriman seperti salah alamat tujuan, proses pengantaran barang yang lambat, hingga bengkaknya biaya retur juga dapat diminalisir. Bisnis pun menjadi lebih lancar dan kepercayaan pelanggan makin meningkat!

3. Mempercepat Alur Kerja Administrasi dan Dokumen

Tahukah Anda? Oaktree.id menggunakan software Accurate yang membuat seluruh proses terhubung dengan sistem akuntansi Indonesia, sehingga Anda lebih mudah dalam menjalankan bisnis, terutama mengatur dan mengelola laporan keuangan.

Hal ini dikarenakan pengelolaan dokumen seperti surat jalan, invoice, dan manifest menjadi lebih cepat dan rapi karena tersimpan dalam satu sistem. Anda tidak perlu lagi mencari atau menyusun dokumen secara manual, sehingga proses administrasi lebih efisien.

4. Meningkatkan Visibilitas Status Pengiriman dan Kinerja Tim

Software Logistik memberikan visibilitas yang lebih jelas terhadap status pengiriman dan aktivitas tim secara real-time. Jadi, manajemen dapat memantau progres pekerjaan dengan lebih mudah dan mengambil tindakan jika terjadi kendala.

Ini juga berarti pemilik bisnis atau manajemen bisa memantau operasional dari mana pun dan kapan pun, selama memiliki akses internet dan otorisasi sistem. Sangat membantu, bukan?

5. Menghasilkan Laporan Operasional dan Keuangan yang Lebih Cepat, Rapi, dan Siap Audit

Data operasional dan keuangan yang tercatat secara sistematis memudahkan pembuatan laporan kapan pun dibutuhkan dan hasilnya menjadi lebih akurat, konsisten, dan siap digunakan untuk evaluasi maupun kebutuhan audit.

Pastinya fleksibilitas dalam membuat laporan operasional seperti ini sangat menguntungkan Bagi pemilik bisnis, karena memudahkan manajer atau pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan tanpa melalui rekap manual yang rumit.

Nah, kalau sudah mengetahui pentingnya menggunakan Software Logistik seperti ini, saatnya Anda mulai menggunakannya agar bisnis makin mudah diawasi, dikelola, dan diaudit.