Surat penawaran harga barang dan jasa merupakan salah satu dokumen penting dalam bisnis, selain dokumen lainnya seperti kartu stok barang dan surat konfirmasi pesanan.
Dokumen penawaran harga dapat menjadi alat komunikasi yang jelas dan profesional dalam menawarkan produk atau layanan kepada pelanggan atau klien.
Oleh karena itu, pelaku usaha perlu mengetahui contoh dokumen surat penawaran harga agar bisa sukses dalam melakukan penjualan produk dan jasanya.
Apa itu Surat Penawaran Harga Barang dan Jasa?
Surat penawaran harga atau offering letter adalah dokumen resmi berisi informasi penawaran produk atau layanan, dari produsen ke konsumen.
Informasi tersebut secara garis besar berisi daftar layanan/produk beserta harga yang kamu tawarkan dengan format yang resmi.
Normalnya, kamu dapat mengirimkan surat penawaran harga ketika ada perusahaan atau klien yang meminta detail harga produk atau jasa milikmu.
Namun tidak hanya ketika ada permintaan resmi dari klien atau request for quotation (RFQ), kamu juga dapat menggunakan surat penawaran harga secara proaktif untuk ditawarkan ke klien.
Selain itu, dokumen ini juga bisa kamu gunakan untuk partisipasi ketika ada terder terbuka atau undangan tender.
Dari segi klien atau calon klien kamu sendiri, surat penawaran harga dapat berfungsi sebagai dasar negosiasi harga yang menguntungkan kedua belah pihak.
Terlebih jika klien kamu merupakan perusahaan besar, surat tersebut menunjukkan profesionalisme bisnis, sehingga dapat meningkatkan trust dan citra perusahaan.
Struktur Surat Penawaran Harga Terdiri dari Apa Saja?
Unsur-unsur dalam surat penawaran harga baik untuk produk maupun jasa adalah sebagai berikut:
1. Kop Surat (Header)
- Nama dan logo perusahaan penjual.
- Alamat, nomor telepon, email, dan informasi kontak lainnya.
- Tanggal surat.
- Nomor surat (jika diperlukan).
2. Informasi Penerima dan Salam
- Kepada Yth.
- Nama calon pembeli atau klien.
- Alamat penerima.
- Informasi kontak penerima.
3. Perihal/Subjek Surat
Berisi informasi singkat tentang penawaran yang akan dibahas. Misalnya: “Penawaran Harga Barang Laptop.“
4. Isi Surat
- Salam pembuka, “Dengan Hormat,”
- Pendahuluan: Pengenalan singkat mengenai penjual/perusahaan.
- Spesifikasi barang atau jasa yang ditawarkan: Deskripsi detail mengenai barang/jasa, termasuk kuantitas, kualitas, model, atau jenis.
- Harga: Harga per unit, total harga, serta rincian tambahan seperti diskon, pajak, atau biaya pengiriman (jika ada).
- Syarat dan ketentuan: Informasi mengenai pembayaran, pengiriman, garansi, lama berlaku penawaran, dll.
5. Penutup
Baca Juga
- Kata penutup yang sopan dan profesional.
- Harapan untuk tindak lanjut atau panggilan untuk aksi (misalnya, mengajak untuk berdiskusi lebih lanjut).
- Informasi kontak untuk komunikasi lebih lanjut.
6. Tanda Tangan dan Nama Terang
Bagian ini bisa kamu isi dengan Nama, tanda tangan, dan posisi/jabatan dari pengirim surat.
Contoh Surat Penawaran Harga Barang atau Jasa (Word dan PDF)
Berikut ini beberapa contoh surat penawaran harga barang atau jasa yang dapat kamu jadikan acuan. Kamu juga bisa download file PDF dan Word-nya secara gratis, loh!
1. Contoh untuk Penawaran Barang Elektronik dan Komputer
Di bawah ini adalah contoh surat penawaran barang elektronik, lebih spesifiknya adalah komputer. Namun bisa juga kamu gunakan untuk kasus bisnis atau usaha lainnya:
Contoh surat penawaran harga barang ke perusahaan di atas bisa kamu download di bawah ini:
2. Contoh untuk Penawaran Jasa Angkutan Barang
Bagi kamu yang memiliki usaha jasa angkutan barang, contoh surat penawaran harga jasa tampilannya seperti berikut ini:
Tentu saja kamu bisa menggunakan format tersebut untuk berbagai jasa lainnya, tidak terbatas untuk surat penawaran harga jasa angkutan barang atau pengiriman barang.
3. Contoh untuk Penawaran Harga Material Proyek
Satu lagi contoh surat penawaran yang bisa kamu ikuti template-nya. Di bawah ini untuk kasus material proyek.
Penutup
Contoh-contoh surat penawaran harga barang dan jasa yang sudah kami sediakan dapat kamu manfaatkan secara gratis. Sehingga tidak perlu kerepotan membuat dari awal.
Untuk melakukan penagihan pembayaran, kamu juga bisa memanfaatkan aplikasi invoice gratis agar lebih efisien. Namun jika ingin melakukannya secara tradisional juga tidak masalah.
Udah cukup membantu kan ya template-template yang kita sediain? Kalau mau request template apa lagi yang kamu butuhin, tulis aja ya di kolom komentar. Nanti kita buatin 🙂
