Contoh Price Quotation Template Gratis untuk Berbagai Jenis Bisnis

Bagi Anda yang berjualan jasa atau barang dengan partai besar/bulk buy, pasti sudah familiar dengan price quotation template sebagai salah satu penawaran.

Sales Quotation atau Price Quotation adalah dokumen yang digunakan untuk menawarkan barang atau jasa kepada calon pembeli dengan harga tertentu dan dalam kondisi tertentu.

Dokumen ini berfungsi sebagai proposal tertulis yang menguraikan detail produk atau layanan, harga terkait, serta syarat dan ketentuan penjualan. Sekilas dokumen ini serupa dengan template invoice, tapi sebenarnya ada perbedaanya.

Dengan menggunakan quotation template, penjual dapat menyampaikan informasi penting dengan konsisten dan rapi, membantu pelanggan memahami biaya dan persyaratan sebelum membuat keputusan pembelian.

Quotation template adalah dokumen yang digunakan untuk membuat sales quotation/price quotation yang menawarkan barang atau jasa kepada calon pembeli dengan harga tertentu, dalam kondisi tertentu. Sales quotation/price quotation bisa bertindak sebagai proposal tertulis yang menguraikan detail produk atau layanan, harga terkait, serta syarat dan ketentuan penjualan.

Dalam bahasa Indonesia, quotation ini mungkin bisa diartikan sebagai penawaran penjualan atau penawaran harga. Ada juga yang menerjemahkannya sebagai kutipan penjualan atau kutipan harga.

Quotation template digunakan untuk memberikan representasi penawaran yang jelas dan profesional kepada pelanggan, membantu mereka memahami biaya dan persyaratan sebelum melakukan pembelian.

Komponen yang Harus Ada di Sales/Price Quotation

Quotation template biasanya mencakup elemen-elemen berikut

• Detail Perusahaan
  Nama, alamat, dan informasi kontak penjual.
• Detail Pelanggan
  Nama dan informasi kontak calon pembeli.
• Deskripsi Produk atau Layanan
  Penjelasan rinci tentang barang atau jasa yang ditawarkan.
• Harga
  Biaya terkait untuk setiap produk atau layanan, termasuk total harga.
• Syarat dan Ketentuan
  Ketentuan pembayaran, pengiriman, garansi, dan kebijakan pengembalian.
• Tanggal dan Masa Berlaku Penawaran
  Tanggal pembuatan quotation dan periode berlakunya penawaran tersebut.

Dengan quotation template yang baik, proses penawaran menjadi lebih efisien dan transparan, membantu menciptakan hubungan bisnis yang lebih baik antara penjual dan pelanggan.

Mirip invoice, kan? Lalu apa bedanya invoice dengan quotation? Perbedaanya dengan invoice adalah invoice dikirimkan ketika transaksi sudah deal, sementara quotation masih berupa penawaran saja.

Contoh Template Quotation Word

Dalam menjalankan bisnis, penyusunan dokumen penawaran yang profesional dan rapi sangatlah penting. Microsoft Word adalah salah satu alat yang paling umum digunakan untuk membuat template quotation karena kemudahannya dalam penggunaan dan fitur yang lengkap.

Dengan menggunakan template quotation di Word, Anda bisa dengan mudah mengatur format, menambahkan logo perusahaan, detail produk atau layanan, harga, serta syarat dan ketentuan penjualan.

Template ini dirancang untuk memudahkan Anda membuat penawaran yang terlihat profesional tanpa perlu menghabiskan banyak waktu. Anda cukup mengisi informasi yang diperlukan, menyesuaikan format sesuai kebutuhan, dan dokumen penawaran siap untuk dikirim ke calon pelanggan.

Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan beberapa contoh template quotation di Word yang bisa Anda unduh dan gunakan untuk bisnis Anda. Template-template ini dirancang untuk berbagai jenis bisnis, sehingga Anda bisa memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Microsoft Excel bukan hanya alat untuk perhitungan dan analisis data; ini juga merupakan alat yang sangat efektif untuk membuat quotation template yang rapi dan terorganisir.

Dengan Excel, Anda bisa memanfaatkan fitur-fitur seperti tabel, formula, dan grafik untuk membuat penawaran yang komprehensif dan mudah dipahami. Template quotation di Excel memungkinkan Anda untuk dengan cepat menghitung total biaya, menambahkan diskon, pajak, dan detail lainnya secara otomatis.

Keunggulan menggunakan template quotation di Excel adalah fleksibilitasnya dalam mengatur dan menyesuaikan format sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Anda bisa menyertakan berbagai elemen penting seperti deskripsi produk atau layanan, harga per unit, jumlah, subtotal, dan syarat serta ketentuan. Template ini juga memudahkan Anda untuk memperbarui dan melacak perubahan harga dengan mudah.

Contoh Template Quotation Simpel

Terkadang, kesederhanaan adalah kunci untuk menyampaikan penawaran bisnis dengan jelas dan efektif. Template quotation yang simpel namun tetap profesional dapat membantu Anda memberikan informasi yang diperlukan tanpa membingungkan calon pelanggan. Template ini dirancang dengan tata letak yang bersih dan minimalis, memfokuskan perhatian pada detail penting seperti deskripsi produk atau layanan, harga, dan syarat serta ketentuan.

Dengan menggunakan template quotation yang simpel, Anda dapat dengan mudah mengisi informasi yang diperlukan dan langsung menggunakannya untuk berbagai kebutuhan bisnis. Format yang sederhana memudahkan Anda untuk menyesuaikan dan memperbarui penawaran dengan cepat. Template ini ideal untuk bisnis kecil hingga menengah yang membutuhkan cara efisien untuk mengirimkan penawaran kepada pelanggan.

Bagaimana membuat quotation yang baik? dengan quotation yang baik, pelanggan bisa segera mengirimkan purchase order sebagai tanda bahwa mereka telh menyetujui tawaran yang telah diberikan.

1. Gunakan Format yang Jelas dan Rapi

Pastikan quotation Anda memiliki format yang mudah dibaca dengan elemen-elemen yang terorganisir dengan baik. Gunakan heading yang jelas, bullet points, dan tabel untuk memisahkan informasi penting.
Sertakan Informasi Kontak yang Lengkap:

2. Cantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email yang dapat dihubungi

Ini memudahkan pelanggan untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau klarifikasi.
Detail Produk atau Layanan:

3. Berikan deskripsi yang jelas dan lengkap tentang produk atau layanan yang ditawarkan

Sertakan spesifikasi, ukuran, jumlah, dan detail relevan lainnya.

4. Tampilkan harga dengan jelas

Pastikan quotation mencakup semua biaya termasuk biaya tambahan seperti pajak, biaya pengiriman, atau diskon yang berlaku. Sertakan subtotal dan total keseluruhan untuk memudahkan pemahaman.

5. Jelaskan syarat dan ketentuan penjualan

Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, pastikan syarat dan ketentuan dijelaskan dengan baik, termasuk kebijakan pembayaran, pengembalian, dan garansi.

Pastikan semua pihak memahami dan menyetujui ketentuan ini sebelum transaksi berlangsung.
Tentukan Jangka Waktu Berlaku:

6. Sertakan tanggal pembuatan quotation dan jangka waktu berlaku penawaran tersebut

Ini membantu menghindari kebingungan terkait harga dan syarat yang berlaku.
Profesional dan Personal:

7. Gunakan bahasa yang profesional tetapi tetap personal

Sesuaikan gaya penulisan dengan karakteristik pelanggan Anda untuk membangun hubungan yang baik.
Gunakan Template:

8. Menggunakan template quotation bisa menghemat waktu dan memastikan konsistensi dalam setiap penawaran yang Anda buat

Sesuaikan template dengan branding perusahaan Anda. Misalnya font, warna, serta logo agar mengikuti guideline branding perusahaan.

9. Review Sebelum Mengirim

Selalu periksa kembali quotation sebelum mengirimnya kepada pelanggan. Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau informasi yang terlewat.

10. Berikan Nilai Tambah

Jika memungkinkan, sertakan tambahan informasi atau penawaran khusus yang bisa menambah nilai bagi pelanggan, seperti diskon tambahan untuk pembelian selanjutnya atau layanan gratis.

Dengan mengikuti tips ini, Anda bisa membuat quotation penawaran yang jelas, profesional, dan efektif dalam menarik perhatian serta kepercayaan pelanggan.

Setelah dokumen selesai dibuat, tinggal dikirimkan. Selain melalui format digital, Anda juga bisa kirim surat lewat J&T untuk memastikan bahwa surat ini memang sampai dan dibaca untuk dicermati oleh pelanggan.

Menggunakan template quotation yang baik adalah langkah penting dalam memastikan penawaran bisnis Anda disampaikan dengan jelas dan profesional. Template-template ini tidak hanya membantu Anda menghemat waktu, tetapi juga memastikan semua informasi penting tersampaikan dengan rapi dan terstruktur. Dari desain yang sederhana hingga fitur otomatisasi perhitungan di Excel, setiap template dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda.

Dengan tips dan contoh-contoh yang telah kami bagikan, kami harap Anda dapat membuat penawaran yang lebih efektif dan menarik bagi pelanggan Anda. Ingatlah bahwa komunikasi yang baik dan transparan adalah kunci untuk membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan. Jadi, pastikan setiap quotation yang Anda kirimkan mencerminkan profesionalisme dan komitmen Anda terhadap kualitas layanan atau produk yang ditawarkan.

Terima kasih telah membaca artikel ini. Semoga informasi yang kami berikan dapat membantu Anda dalam membuat quotation yang lebih baik dan sukses dalam menarik perhatian calon pelanggan. Selamat mencoba dan semoga bisnis Anda terus berkembang!

Jangan lupa untuk berkomentar dan beri kami masukan di laman Plugin Ongkos Kirim agar mampu menyuguhkan artikel berkualitas sesuai kebutuhan readers.  Yuk, baca artikel menarik lainnya dari Hanifseputar Bisnis, dan lain-lain. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi operation@tonjoo.

• Canva