Bagi yang sudah lama terjun di dunia logistik, pasti sudah tidak asing lagi dengan surat tanda terima barang.
Surat tanda terima barang ini kerap menjadi tanda bukti bahwa barang telah sampai ke penerima.
Jika Bill of Lading /dokumen pemuatan menjadi bukti bahwa barang sudah dimuat, dikirim, dan diterima dengan baik, surat tanda terima barang ini hanya menyatakan bahwa barang sudah diterima.
Dengan surat ini, kurir bisa memiliki bukti pertanggung jawaban bahwa tugas pengiriman barang telah terlaksana.
Apa Itu Surat Tanda Terima Barang
Surat tanda terima adalah dokumen bukti yang menyatakan bahwa barang kiriman sudah diterima oleh pihak yang bersangkutan.
Informasi yang biasanya tercantum dalam surat tanda terima barang antara lain nama barang, jumlah, dan informasi penerima.
Surat tanda terima ini bisa dibuat oleh pihak jasa pengiriman barang sebagai bukti bahwa barang yang diantarkan kurir telah diterima.
Namun ada juga bukti tanda terima atau nota tanda terima yang dikeluarkan oleh penerima yang berupa perusahaan maupun lembaga administrasi pemerintahan.
Surat tanda terima barang ini secara fungsi mirip dengan Bill of Lading (BL atau BoL), dokumen legal yang dikeluarkan oleh perusahaan transportasi kepada pengirim. Dokumen ini merinci jenis, jumlah, dan tujuan barang yang diangkut.
Meskipun memiliki fungsi utama sebagai surat mengenai kegiatan pemuatan barang, Bill of lading juga berfungsi sebagai tanda terima pengiriman saat pengangkut mengirimkan barang di tempat tujuan yang telah ditentukan.
Dokumen pengiriman barang ini harus menyertai produk yang dikirim, apa pun bentuk transportasinya. Dokumen ini harus ditandatangani oleh perwakilan resmi dari pengangkut, pengirim, dan penerima.
Format Surat Tanda Terima Barang
Ketika mencoba mengulik contih surat tanda terima barang ini memiliki format yang cukup bervariatif. Baik perushaan pengiriman barang hingga kantor administrasi pemerintahan memilki standar format yang cukup berbeda.
Namun secara garis bersar, Surat tanda terima barang umumnya mengikuti format berikut.
- Kop Surat
Memuat nama perusahaan atau organisasi pengirim, alamat, dan kontak yang relevan. - Tanggal
Tanggal saat barang diterima. - Nomor Surat
Nomor urut surat untuk keperluan administratif. - Penerima
Nama dan jabatan orang atau organisasi yang menerima barang. - Daftar Barang
Deskripsi barang yang diterima, jumlah, dan kondisi barang. - Keterangan Lain
Informasi tambahan seperti spesifikasi barang atau catatan mengenai kondisi barang saat diterima. - Tanda Tangan
Tanda tangan penerima sebagai bukti penerimaan barang.
Buat lebih jelasnya, simak formatnya pada contoh tanda terima barang di bawah ini.
Contoh Surat Bukti Penerimaan Barang
Anda mungkin sudah tahu apa saja elemen dalam surat penerimaan barang. Tapi, bagaimana layoutting dokumennya? Unduh saja contoh template surat penerimaan barang di bawah ini.
Anda dapat dengan mudah melakukan formatting, mengganti logo, dan mengisi blanko sesuai kebutuhan Anda pada contoh surat tanda terima barang ini.
1. Surat Tanda Terima Barang
Jika Anda menjadi pihak pengirim barang, pastikan surat ini ditandatangi oleh penerima barang. Surat ini dapat berlaku sebagai bukti bahwa Anda telah melaksanakan tugas Anda.
2. Surat Bukti Penerimaan Barang Sederhana
Dokumen ini biasanya digunakan dalam transaksi perdagangan dan logistik untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan. Gunakan contoh surat penerimaan barang ini untuk kebutuhan Anda!
Baca Juga
Dokumen bukti penerimaan barang ini berfungsi sebagai bukti resmi yang dapat digunakan untuk menangani klaim atau masalah yang mungkin muncul sehubungan dengan barang yang diterima.
2. Bukti Tanda Terima Produk
Bukti tanda terima produk adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat dan mengonfirmasi bahwa produk telah diserahkan kepada pihak penerima.
Format tanda terima ini mungkin terlihat sederhana, tapi ini berperan penting dalam proses transaksi untuk memastikan akuntabilitas serta sebagai bukti bahwa pihak penerima telah menerima barang yang dimaksud.
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi untuk pihak pengirim dan penerima serta dapat digunakan untuk menangani masalah jika terdapat ketidaksesuaian antara produk yang dikirim dan yang diterima.
3. Tanda Terima Dokumen
Tanda terima dokumen adalah bukti resmi yang menandakan bahwa suatu dokumen telah diterima oleh pihak tertentu. Dokumen ini sering digunakan dalam berbagai konteks, seperti bisnis, hukum, dan administrasi, untuk memastikan akuntabilitas dan transparansi dalam proses pengiriman dokumen.
Jangan lupa untuk membuat fotocopy sebelum penyerahan dokumen agar Anda tetap mempunyai salinan dokumen di kemudian hari.
Dokumen ini sangat berguna untuk menjamin bahwa dokumen penting telah diterima dan dapat digunakan sebagai bukti dalam situasi perdebatan atau kebutuhan dokumentasi lebih lanjut.
4. Berita Acara Serah Terima Barang
Berita acara serah terima barang adalah dokumen resmi yang mencatat proses penyerahan dan penerimaan barang antara dua pihak, biasanya antara pengirim dan penerima.
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi dan dapat digunakan sebagai referensi atau dasar penyelesaian sengketa di kemudian hari mengenai status dan kondisi barang yang telah diserahkan.
Akhir Kata
Sebagai penutup, surat tanda terima barang merupakan dokumen penting dalam proses pengelolaan barang baik dalam bisnis maupun transaksi sehari-hari.
Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti penerimaan, tetapi juga membantu menjaga transparansi dan akuntabilitas antara pihak pengirim dan penerima. Dengan mencantumkan informasi yang tepat dan lengkap, surat tanda terima barang dapat mencegah kebingungan atau sengketa di masa depan.
Bersamaan dengan dokumen pengiriman barang lain seperti delivery order, surat jalan, dan packing list, surat tanda terima barang menjadi bagian dari sistem logistik.
Pastikan untuk selalu menyimpan salinan dari dokumen ini sebagai referensi untuk keperluan administrasi dan audit di kemudian hari.
Dengan demikian, praktik baik ini akan menjadi bagian integral dari tata kelola bisnis yang baik.
Jangan lupa untuk berkomentar dan beri kami masukan di laman Plugin Ongkos Kirim agar mampu menyuguhkan artikel berkualitas sesuai kebutuhan readers. Yuk, baca artikel menarik lainnya dari Hanif seputar Bisnis, Logsitik,, dan lain-lain. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi operation@tonjoo.
