Bagaimana cara membungkus dokumen untuk dikirim supaya aman, tidak rusak, robek, dan sebagainya? Ternyata ada triknya sendiri lho!
Terutama untuk dokumen-dokumen yang sangat penting dan urgent, maka perlu double protection agar untuh sampai tujuan.
Ya, sama dengan cara packing baju online, butuh beberapa tahapan tertentu karena dokumen fisik memang tidak rentan terhadap benturan, tetapi risiko kerusakaan selalu ada.
Untuk lebih jelasnya lagi, kamu bisa ikuti beberapa langkah dan cara mengemas paket dokumen berikut ini!
1. Kenali Jenis Dokumen
Sebelum membahas cara membungkus dokumen untuk dikirim, ada baiknya kamu kenali terlebih dahulu jenis surat tersebut.
Sebab, ada tiga jenis dokumen fisik yang umumnya dikirim melalui jasa pengiriman di Indonesia, khususnya Pos.
1.1. Dokumen Pribadi
Dokumen pribadi merupakan surat-surat penting yang status kepemilikannya bersifat pribadi.
Biasanya dokumen jenis ini dikirim untuk mengurus beberapa keperluan yang berkaitan dengan kesehatan, pekerjaan, hukum, dan lain-lain.
Contoh dokumen pribadi yakni KTP, SIM, BPKB, paspor, akta kelahiran, Ijazah, dan lain-lain.
1.2. Dokumen Niaga
Dokumen niaga adalah surat-surat penting yang berkaitan erat dengan aktivitas niaga (jual beli dalam memperoleh keuntungan).
Contoh dokumen niaga meliputi: cek, obligasi, faktur, surat penawaran, surat permintaan, dokumen surat jalan, dan sebagainya.
1.3. Dokumen Sejarah
Seperti namanya, dokumen sejarah adalah surat atau dokumen yang berhubungan erat dengan sejarah penting suatu negara, peristiwa keagamaan, dan sebagainya.
Maka dari itu, perlindungan pada dokumen sejarah harus benar-benar diperhatikan karena termasuk aset berharga tak ternilai.
Contoh dokumen sejarah yang paling umum yakni dokumentasi peperangan, naskah proklamasi, autobiografi, fosil, dan sejenisnya.
Nah, sekarang gimana nih cara membungkus dokumen untuk dikirim agar aman dan terjaga selama proses pengiriman oleh jasa ekspedisi?
2. Cara Packing Dokumen yang Simple dan Aman
Pengiriman dokumen paling aman dan cepat dilakukan melalui jasa kurir yang menawarkan layanan sameday dan instant courier.
Namun sebelum itu, perhatikan dulu yuk cara kirim dokumen lewat Pos, J&T, dan sebagainya seperti berikut!
2.1. Siapkan Dokumen yang Mau Dikirim
Source: pexels. Com/the chaos painter
Langkah pertama adalah menyiapkan dokumen yang hendak dikirim.
Pastikan tidak ada satu pun yang tertinggal atau pun salah memilih dokumen.
Periksa kelengkapan dokumen kembali sebelum akhirnya benar-benar akan dibungkus pakai plastik flyer maupun kardus.
Sebab, jika kamu salah kirim dokumen, maka harus bersiap mengirim untuk yang kedua kali dan tambah biaya kirim.
2.2. Siapkan Peralatan untuk Membungkus Dokumen
Cara membungkus dokumen untuk dikirim berikutnya yaitu menyiapkan peralatan untuk packing.
Beberapa perlengkapan yang sebaiknya ada, antara lain, gunting, lakban, amplop (sesuaikan dengan jenis dokumen), plastik flyer, dan kardus.
Fungsi kardus di sini untuk membuat dokumen yang kamu kirim tidak lecek, tertekuk, sobek, dan terselip.
2.3. Bungkus Dokumen Plastik dan Kardus
Baca Juga
Selanjutnya lapisi dokumen menggunakan plastik anti air, kemudian bungkus lagi atau lapisi pakai potongan kardus.
Penggunaan plastik akan membuat dokumen aman dari tumpahan cairan, debu, noda, dan benda lain yang merusaknya.
Begitu juga dengan penambahan lapisan kardus akan menjaga dokumen dari goresan, lecek, tertekuk, dan terlihat seperti awal mula dikirim.
Gunakan pula perekat kuat seperti lakban untuk menutup seluruh bagian kardus.
Jika sudah rapi dan terbungkus kardus, kamu bisa melapisi kardus menggunakan plastik flyer kembali untuk menjaga paket benar-benar aman.
2.4. Tulis Alamat dengan Benar
Source: pixabay. Com
Jika cara membungkus dokumen untuk dikirim ke penerima sudah rapi, saatnya menulis alamat beserta keterangannya dengan benar.
Pastikan kamu menulis alamat rumah penerima sesuai dengan data yang diberikan. Mulai dari nama blok/komplek (jika ada), nama jalan, nama desa, RT/RW, kecamatan, kabupaten, provinsi, kode pos, dan nomor HP.
Nama penerima juga harus jelas atau lengkap ya agar kurir lebih mudah menemukan lokasi rumah/kantor yang dimaksud.
2.5. Pilih Jasa Pengiriman Dokumen Penting
Cara membungkus dokumen untuk dikirim yang kelima adalah memilih dan menentukan jasa pengirimannya.
Kamu bisa memilih jasa kirim paket sehari sampai atau ekspedisi yang sudah ahlinya dalam pengurusan dokumen seperti Pos Indonesia, JNE, Paxel, TIKI, dan J&T.
Deretan ekspedisi tersebut bahkan menawarkan biaya packing kayu dan ongkos kirim dokumen, laptop, dan sebagainya dengan harga terjangkau.
2.6. Beri Kabar Pada Penerima
Source: pexels. Com/antoni shkraba
Setelah membawanya ke jasa ekspedisi pengiriman dan mendapatkan nomor resi, kamu harus memberi kabar pada pihak penerima bahwa barang sudah dikirim.
Selanjutnya beri tahu nomor resi (nomor pelacakan)yang diberikan oleh kantor kurir ke pihak penerima agar sewaktu-waktu dirinya dpat mengecek sendiri.
Nah, itulah enam tahapan dan cara membungkus dokumen untuk dikirim ke dalam kota, luar kota, dan luar provinsi bahkan pulau.
FAQ
Kirim dokumen lebih aman pakai apa?
Dokumen akan lebih aman bila dikirim menggunakan amplop, kemudian dilapisi plastik pelindung dokumen, dan dimasukkan ke dalam kardus atau karton.
Bagaimana cara mengirim dokumen?
Cara mengirim dokumen sangat mudah. Pertama, siapkan dokumen yang hendak dikirim. Kemudian bungkus dokumen pakai amplop yang sesuai, lalu lapisi pakai plastik.
Setelah itu, lindungi pakai kardus atau karton, dan kirim lewat jasa ekspedisi pengiriman seperti Pos Indonesia, TIKI, JNE, Paxel, dan sebagainya.
Berapa lama pengiriman dokumen lewat jasa ekspedisi?
Pengiriman dokumen melalui jasa ekspedisi tergantung jarak yang ditempuh oleh pihak kurir. Pengiriman dalam kota biasanya hanya memerlukan waktu kurang lebih 24 jam. Sementara pengiriman luar kota kebanyakan membutuhkan estimasi 2-3 hari kerja.
Kesimpulan
Dengan mengetahui cara membungkus dokumen untuk dikirim agar tidak rusak di tengah jalan, kamu bisa menyelamatkan kepentingan banyak orang.
Jadi, selalu gunakan prinsip kehati-hatian ya!
Jangan lupa untuk berkomentar dan beri kami masukan di laman Plugin Ongkos Kirim agar mampu menyuguhkan artikel berkualitas sesuai kebutuhan readers. Yuk, baca artikel menarik lainnya di Pluginongkoskirim.com seputar Bisnis, Ekspedisi, dan lain-lain. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi operation@tonjoo.
Sumber: Tulisan di atas diperoleh dari riset penulis dan menggunakan pengalaman pribadi saat mengirim dokumen ke luar kota untuk memberikan isnight nyata bagi pembaca.
