Bagi yang sedang memulai jualan online dan melakukan pengiriman barang, sudah tahukan apa saja dokumen pengiriman barang yang diperlukan?
Berlayar di lautan e-commerce bisa menjadi petualangan yang menantang, terutama ketika Anda harus mengurus proses pengiriman barang. Sebagai penjual online, Anda tentu ingin pengiriman barang Anda berjalan lancar dan cepat sampai ke tangan pembeli, bukan?
Nah, di sinilah pentingnya memahami dan mengurus dokumen wajib pengiriman barang dengan baik.
Mari kita pelajari lebih dalam lagi tentang apa saja dokumen ini dan bagaimana cara mengurusnya.
Pengertian Dokumen Pengiriman Barang
Mari kita mulai dengan membahas apa itu dokumen pengiriman barang.
Dalam konteks logistik, dokumen pengiriman barang adalah dokumen yang mencantumkan informasi detail tentang barang yang dikirim.
Dokumen pengiriman menjadi acuan bagi seluruh pihak yang terlibat dalam proses pengiriman, mulai dari penjual, pembeli, hingga perusahaan logistik.
Apa saja isi dokumen pengiriman barang? Dokumen ini umumnya berisi detail penting seperti deskripsi barang, jumlah barang, nama dan alamat penjual, nama dan alamat penerima, dan informasi lainnya yang relevan.
Dokumen pengiriman menjadi bukti fisik dari transaksi dan penting dalam penyelesaian masalah yang mungkin muncul, seperti klaim asuransi ke ekspedisi dan sengketa antar pihak.
Petugas kurir dengan dokumen pengiriman barang – ifa-forwarding. Net
Selayaknya paspor dalam perjalanan, dokumen pengiriman barang memegang peran kunci dalam memastikan pengiriman Anda berlangsung tanpa hambatan dan mencapai tujuan tepat waktu.
Fungsi & Tujuan Pembuatan Dokumen Pengiriman Barang
Baca Juga
Dokumen pengiriman barang bukan sekedar selembar kertas berisi informasi, melainkan membawa beberapa fungsi dan tujuan yang sangat penting dalam kegiatan logistik dan pengiriman barang. Mari kita bahas satu per satu, seperti melangkah menuju puncak gunung di mana setiap langkah membawa kita lebih dekat ke puncak:
- Melacak Barang
Dokumen pengiriman memungkinkan kita melacak dan mengetahui posisi barang dalam rantai pengiriman. Umumnya, dokumen barang mencantumkan berbagai keterangan mengenai barang tersebut, termasuk nomor resi, jenis barang, layanan yang diguakan. - Bukti Transaksi
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi yang resmi dan legal. Sehingga, dokumen bisa menjadi menjadi saksi bahwa barang telah dikirim dan diterima. - Mencegah Kesalahpahaman
Dokumen pengiriman barang bisa menjadi jembatan yang menghubungkan pihak penjual, pembeli, dan kurir. Dengan informasi yang jelas dan detail, ia mampu mencegah terjadinya kesalahpahaman dan menyediakan titik referensi jika ada perselisihan. - Membantu dalam Klaim Asuransi
Jika terjadi kerusakan atau kehilangan, dokumen pengiriman barang akan menjadi senjata ampuh untuk mengajukan klaim asuransi. Ia menjadi saksi yang tak terbantahkan bahwa barang pernah ada dan dikirim.
Dalam pengiriman barang, dokumen pengiriman memegang peran serupa kompas, memberikan arah dan ketegasan dalam proses yang bisa jadi rumit. Tanpa dokumen ini, aktivitas logistik dan pengiriman barang bisa menjadi semacam lautan yang ganas dan tak terarah.
Dokumen ini juga bermacam-macam, seperti dokumen pengiriman barang melalui darat, laut, maupun udara. Berbeda juga dokumen untuk pengiriman barang lokal maupun luar negeri. Simak pembahasan di bawah untuk lebih jelasnya!
8 Dokumen Wajib Untuk Pengiriman Barang alias Shipping
Ada beberapa dokumen utama yang seharusnya menjadi teman setia Anda dalam dunia logistik dan pengiriman barang. Berikut beberapa jenis serta contoh dokumen pengiriman barang.
- Surat Jalan (Waybill)
Ketika mengirimkan barang menggunakan jasa pengiriman internasional, seperti DHL atau FedEx mungkin sudah familiar dengan istilah WayBill. Surat Jalan, juga dikenal sebagai Waybill, adalah salah satu dokumen utama dalam pengiriman barang. Ia merupakan pernyataan resmi dari pengiriman, mencakup detail seperti nama pengirim dan penerima, alamat, deskripsi barang, dan lain sebagainya.
Mirip seperti resi, ya! - Surat Muatan Udara (Airway Bill/ AWB)
Jika Anda mengirim barang melalui udara, AWB adalah dokumen yang wajib ada. AWB berfungsi sebagai bukti kontrak antara pengirim dan maskapai, mencakup detail pengiriman dan persyaratan lainnya. Seperti tiket pesawat, AWB adalah dokumen pengiriman barang melalui udara agar bisa terbang menuju tujuan.
Contoh airway bill dari dhl
- Faktur Pengiriman (Shipping Invoice)
Faktur Pengiriman adalah dokumen yang mencantumkan informasi tentang transaksi penjualan dan pengiriman. Ia berfungsi sebagai bukti pembayaran dan juga dapat digunakan untuk klaim asuransi jika diperlukan. Seperti kuitansi, faktur pengiriman adalah bukti bahwa transaksi telah terjadi. - Bill of Lading (B/L)
Bill of Lading digunakan dalam pengiriman barang melalui laut. dokumen pengiriman barang melalui laut ini berisi detail tentang barang dan tujuan pengiriman, dan juga berfungsi sebagai bukti penerimaan dan kontrak pengangkutan. - Packing List
Packing List atau Daftar Barang mencantumkan detail tentang barang yang dikirim, termasuk jumlah, deskripsi, dan berat. Ada juga yang mneyebutnya Packing Slip, dokumen ini seperti daftar belanja yang membantu memastikan bahwa semua barang sudah dikemas dan siap untuk dikirim.
Contoh packing list/packing slip (sumber: vertex24. Com)
- Certified Declaration of Origin
Terkadang disebut juga Certificate of Origin (COO) atau dalam Bahsa Indonesia sebagai Surat Keterangan Asal (SKA), dokumen ini digunakan untuk membuktikan negara asal barang. Ini penting karena beberapa negara memiliki peraturan dan tarif impor yang berbeda-beda tergantung pada negara asal barang. Dokumen ini seolah-olah paspor bagi barang Anda, menunjukkan ‘kewarganegaraan’ mereka.
Contoh certificate of origin (coo) – wikipedia
- Insurance Certificate
Terkadang disebut juga Certificate of Insurence (COI), dokumen ini membuktikan bahwa barang telah diasuransikan selama pengiriman. Jika ada kerusakan atau kehilangan selama proses pengiriman, dokumen ini akan sangat penting untuk mengajukan klaim. Polis Asuransi ini ibarat payung Anda pada hari hujan, memberikan perlindungan dan ketenangan dalam pengiriman barang. - Customs Declaration (Deklarasi Pabean)
Sering disingkat CD, dokumen ini digunakan untuk memberitahukan detail barang kepada Bea Cukai. Dokumen ini menjelaskan apa yang dikirim, berapa nilainya, dari mana asalnya, dan tujuannya. Anda dapat menganggap dokumen ini sebagai surat pengantar Anda kepada Bea Cukai, memperkenalkan barang Anda dan tujuan mereka. - Inspection Certificate
Beberapa jenis barang memerlukan inspeksi sebelum pengiriman untuk memastikan bahwa barang tersebut memenuhi standar atau spesifikasi tertentu. Dokumen ini berfungsi sebagai laporan hasil inspeksi tersebut. Bayangkan dokumen ini sebagai hasil ujian, menunjukkan bahwa barang Anda telah ‘lulus’ dan siap untuk dikirim.
Setiap dokumen ini memegang peran penting dalam memastikan bahwa proses pengiriman berjalan lancar dan efisien. Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami setiap dokumen ini dan bagaimana cara menggunakannya. Dengan demikian, Anda akan bisa menjalankan proses pengiriman dengan lebih efektif dan efisien. Ingat, dalam logistik, detail adalah segalanya dan pengetahuan adalah kekuatan Anda!
Seperti puzzle, setiap bagian penting untuk membentuk gambaran lengkap dan membantu memastikan bahwa barang Anda sampai ke tujuan dengan selamat dan efisien. Jadi, pastikan Anda selalu mempersiapkan dan menyimpan dokumen-dokumen ini dengan baik. Ingatlah, dalam dunia logistik, ketepatan dan ketelitian adalah kunci.
Akhir Kata
Nah, sekarang sudah tahu kan yang mana dokumen pengiriman barang domestik dan internasional?
Meski prosesnya mungkin tampak ribet dan membingungkan, jangan biarkan hal tersebut menghalangi Anda untuk mencapai sukses dalam bisnis online Anda. Pada akhirnya, setiap dokumen pengiriman barang memiliki peran penting untuk menjamin keberhasilan pengiriman barang Anda.
Mudah-mudahan bisa membantu Anda dalam berbisnis
