Dalam dunia bisnis dan industri, dokumen stock opname menjadi alat untuk membuktikan akurasi pencatatan inventaris. Jadi, secara tidak langsung dokumen stock opname menjadi kunci keberhasilan operasional sebuah perusahaan.
Dokumen stock opname, meskipun tampak teknis, memiliki peran penting dalam memastikan integritas data inventaris dan mendukung pengambilan keputusan bisnis yang tepat.
Ada 5 dokumen yang dianggap esensial dalam pelaksanaan stock opname.
1. Kartu Barang/Kartu Persediaan
Ketika stock opname, ini mnejadi salah satu dokumen yang harus ada. Memiliki fungsi untuk menghadirkan gambaran detail tentang pergerakan dan riwayat suatu barang tertentu, tentu ini tidak boleh terlupakan.
Dengan kartu ini, riwayat barang dan aktivitas jadi lebih mudah karena dokumen ini khusus memberikan informasi tentang barang tertentu.
2. Kartu Counter Tag
Terkadang disebut juga sebagai count tag, kartu ini digunakan saat pelaksanaan stock opname untuk mencatat informasi tentang nama, tipe, dan lokasi barang, serta kolom kosong untuk detail lainnya seperti jumlah, jenis kemasan, serta tanda tangan pihak terkait.
Count tag memastikan akurasi dan kejelasan dalam proses penghitungan. Dengan dibuat dua rangkap, hal ini memudahkan koordinasi antara tim admin dengan tim lapangan yang melakukan penghitungan, serta memastikan integritas data yang dihasilkan.
Meski kini mulai tergeser oleh hadirnya aplikasi Warehouse Management System, namun banyak juga yang masih menggunakan dokumen ini.
3. Formulir Stock Opname
Formulir ini merupakan alat esensial dalam proses stock opname, di mana tim yang bertugas akan mencatat hasil penghitungan fisik dari setiap item inventaris.
Ini adalah alat utama yang digunakan tim selama proses penghitungan fisik. Mengisi formulir ini dengan benar sangat penting untuk menjamin akurasi hasil stock opname, karena fungsi formulir stock opname adalah sebagai pencatatan real-time, Identifikasi selisih, dan validasi data.
Berikut poin yang terdapat dalam Formulir Stock Opname?
- Kode Barang
- Nama Barang
- Jumlah yang Diharapkan (dari daftar inventaris)
- Jumlah yang Dihitung
- Selisih
4. Daftar Inventaris
Daftar inventaris, dalam konteks stock opname, adalah sebuah dokumen yang menyajikan seluruh item atau barang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan atau organisasi. Ini adalah salah satu dokumen paling fundamental dalam proses stock opname karena berfungsi sebagai acuan awal dalam penghitungan fisik inventaris.
Sebagai acuan awal dalam proses stock opname, daftar ini mencantumkan semua item yang perlu dihitung dan jumlah yang tercatat dalam buku atau sistem akuntansi.
Apa yang Terkandung dalam Daftar Inventaris? Daftar inventaris biasanya mencakup beberapa informasi dasar sebagai berikut:
- Kode Barang
- Nama Barang
- Lokasi
Baca Juga
5. Bukti Keluar Masuk Barang
Dokumen ini juga penting sebagai catatan tentang asal barang, termasuk supplier, harga awal, dan kategori lain dari barang tersebut.
Dokumen ini berfungsi untuk mencocokkan data akuntansi dengan inventaris fisik di gudang, memastikan bahwa semua barang yang dibeli telah diterima dengan benar. Manajer bisa memonitor barang yang telah dijual atau dipindahkan, sehingga dapat memastikan akurasi inventaris.
Tentunya dengan pandangan yang lebih lengkap tentang pergerakan barang dibandingkan dengan dua dokumen sebelumnya akan memudahkan proses rekonsiliasi.
6. Laporan Stock Opname
Setelah proses penghitungan selesai, langkah selanjutnya adalah menyusun semua informasi yang telah dikumpulkan ke dalam laporan stock opname. Laporan ini merupakan ringkasan dari semua aktivitas yang telah dilakukan, menyajikan hasil akhir, dan memberikan gambaran jelas mengenai status inventaris perusahaan saat itu.
Sebagai ringkasan dari seluruh proses, laporan ini mencakup hasil penghitungan fisik, perbandingannya dengan catatan akuntansi, dan rekomendasi atau tindakan yang perlu diambil berdasarkan selisih yang ditemukan.
Ini dia beberapa poin isi dari laporan stock opname
- Tanggal Pelaksanaan
- Daftar Item
- Jumlah yang Diharapkan vs Jumlah yang Dihitung
- Selisih
- Komentar/Tindakan: Catatan mengenai penyebab selisih, tindakan yang telah diambil, atau rekomendasi untuk tindakan lebih lanjut.
- Penanggung Jawab: Siapa saja yang terlibat dalam proses ini dan siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian.
7. Dokumen Verifikasi
Ketika stock opname melibatkan pihak ketiga, seperti auditor eksternal, konsultan, atau perusahaan jasa penghitungan stok, penting untuk memiliki dokumen verifikasi. Dokumen ini memastikan bahwa proses stock opname dilakukan dengan integritas, objektivitas, dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Komponen Utama Dokumen Verifikasi:
- Surat Tugas: Dokumen ini dikeluarkan oleh perusahaan yang meminta pihak ketiga untuk melakukan stock opname. Surat tugas berisi detail mengenai lingkup pekerjaan, tanggung jawab, dan ekspektasi dari pihak ketiga.
- Metodologi Penghitungan: Deskripsi detil mengenai cara penghitungan, teknik sampling (jika digunakan), dan alat atau perangkat yang digunakan selama proses.
- Laporan Hasil Penghitungan: Disusun oleh pihak ketiga, dokumen ini menampilkan hasil dari stock opname, termasuk selisih antara catatan perusahaan dan hasil penghitungan fisik.
- Bukti Pemeriksaan: Seperti foto, video, atau catatan yang dibuat selama proses penghitungan untuk memastikan transparansi dan keakuratan.
- Kesepakatan Kerahasiaan (NDA – Non-Disclosure Agreement): Jika informasi inventaris dianggap sensitif atau rahasia, pihak ketiga mungkin diminta untuk menandatangani NDA yang melarang mereka membagikan informasi tersebut ke pihak lain.
- Tanda Terima: Dokumen yang menunjukkan bahwa pihak ketiga telah menerima data atau dokumen tertentu dari perusahaan, atau sebaliknya, bahwa perusahaan telah menerima hasil kerja dari pihak ketiga.
- Feedback dan Evaluasi: Komentar atau evaluasi dari perusahaan terhadap kinerja pihak ketiga, yang bisa digunakan untuk referensi di masa depan.
Tips Melakukan Stock Opname
Stock opname, yang merupakan proses sistematis dalam menghitung dan memverifikasi jumlah inventaris fisik dengan catatan akuntansi, membutuhkan perencanaan yang matang, koordinasi yang efektif, dan pendekatan teknologi yang tepat untuk memastikan keakuratan dan efisiensi.
- Perencanaan yang Matang
Perencanaan merupakan fondasi dari setiap stock opname yang sukses. Sebelum memulai, penting untuk menentukan jadwal yang tepat, memastikan bahwa semua barang telah ditempatkan dengan baik di lokasi penyimpanannya, dan menyiapkan alat serta dokumen yang diperlukan. Pastikan juga bahwa semua pihak yang terlibat, baik itu tim internal atau pihak ketiga, memahami tujuan, metode, dan tanggung jawab mereka dalam proses ini.
- Koordinasi
Pembagian Tugas memainkan peran krusial dalam meningkatkan efisiensi. Alihkan sumber daya yang tepat ke area-area tertentu berdasarkan volume inventaris dan kompleksitas tugasnya. Tim yang berbeda dapat diberi tanggung jawab untuk menghitung, memverifikasi, dan mendokumentasikan, sehingga memastikan bahwa setiap aspek dari proses tersebut ditangani dengan cermat.
- Penggunaan Teknologi
Terakhir, Penggunaan Teknologi dapat membawa revolusi dalam...
