Pengembalian barang adalah hal yang wajar dalam transaksi bisnis, baik karena produk cacat, tidak sesuai pesanan, atau alasan lain. Contoh surat pengembalian barang bisa membantu Anda agar memastikan proses ini berjalan lancar.
Surat ini membantu mengkomunikasikan permintaan Anda secara profesional dan memberikan bukti tertulis kepada penjual atau pihak terkait. Contohnya untuk keperluan retur barang ataupun RMA.
Apa Itu Surat Pengembalian Barang?
Surat pengembalian barang adalah dokumen tertulis yang dibuat oleh pembeli, konsumen, atau pihak terkait untuk mengajukan permohonan pengembalian produk kepada penjual atau penyedia jasa.
Surat ini umumnya digunakan ketika barang yang diterima mengalami kerusakan, tidak sesuai pesanan, atau tidak memenuhi ekspektasi.
Sebagai alat komunikasi formal, surat ini memuat detail seperti alasan pengembalian, informasi barang, dan harapan penyelesaian, sehingga menjadi dasar proses lebih lanjut sesuai kebijakan perusahaan.
Surat ini juga bisa Anda buat sebagai salah satu dokumen yang membantu dalam proses RMA (Return Merchandise Authorization).
Fungsi Surat Pengembalian Barang
Dokumen ini memiliki fungsi yang sangat penting terutama dalam jual beli online maupun offline.
- Bukti Formal
Menjadi dokumen resmi yang memperkuat keabsahan permintaan pengembalian, baik untuk arsip pribadi maupun kepentingan hukum. - Memulai Prosedur RMA
Memberikan instruksi jelas kepada penjual atau pihak terkait untuk memproses pengembalian, refund, atau penggantian barang. - Menjaga Profesionalisme
Menunjukkan sikap sopan dan profesional, terutama dalam situasi yang berpotensi menimbulkan konflik. - Transparansi Informasi
Memastikan kedua pihak sepaham terkait alasan pengembalian, kondisi barang, dan solusi yang diharapkan. - Referensi Penyelesaian
Membantu menghindari kesalahpahaman dan menjadi acuan jika terjadi perbedaan pendapat di kemudian hari.
Surat pengembalian barang perlu disusun secara terstruktur, profesional, dan jelas agar mudah dipahami oleh penerima. Berikut adalah format umum yang dapat digunakan.
Format Surat Pengembalian Barang
Mungkin masing-masing instansi maupun badan perusahaan memiliki format dan template tersendiri. Tapi secara garis bersar, ada format umum yang bisa Anda ikuti untuk membuat surat pengembalian barang.
Dengan struktur yang jelas dan bahasa formal, surat ini menjadi jembatan komunikasi efektif untuk menyelesaikan masalah pengembalian barang.
1. Kepala Surat/Kop Surat
Kop surat menjadi salah satu elemen penting dalam surat resmi yang selalu ada.
- Nama dan Alamat Pengirim
Cantumkan nama, alamat, kontak (email/telepon), serta identitas lengkap pihak yang mengembalikan barang. - Nama dan Alamat Penerima
Tulis nama perusahaan/individu yang dituju, jabatan (jika diketahui), dan alamat lengkap. - Tanggal Pembuatan Surat
Tempat dan tanggal surat dibuat (contoh: Jakarta, 15 Oktober 2023).
Untuk lebih jelasnya, simak pada contoh di bawah.
2. Subjek Surat
Subjek surat biasanya digunakan dalam email. Mungkin padanannya dalam surat resmi di bahasa Indonesia adalah “perihal” Gunakan pernyataan singkat yang langsung menjelaskan tujuan surat, contoh:
“Perihal: Permohonan Pengembalian Barang Pesanan No. INV/2023/XYZ”
Pada contoh surat pengembalian barang di bawah, subjek surat diletakkan di bawah nama penerima dan sebelum sapaan kepada penerima.
3. Isi Surat
Mulai dengan pembuka berupa sapaan kepada penerima seperti “Yth Bapak/Ibu Pimpinan, di tempat”.
Kemudian, sebutkan tujuan pengiriman surat dan informasi transaksi.
“Melalui surat ini, kami bermaksud mengajukan permohonan pengembalian barang sesuai pesanan No. INV/2023/XYZ tertanggal 10 Oktober 2023.”
Lalu jelaskan secara spesifik barang yang dikembalikan.
- Nama produk
- Jumlah
- Nomor seri/sku (jika ada)
- Alasan pengembalian (misal: cacat, tidak sesuai deskripsi, atau salah kirim).
Contoh:
*”Adapun barang yang dikembalikan adalah:
- Nama Barang : Printer LaserJet X200
- Jumlah : 1 unit
- No. Seri : SN-2023ABC456
- Alasan : Kerusakan pada fitur scanning.”*
4. Lampiran
Baca Juga
Biasanya lampiran bisa disebutkan pada awal surat, namun tidak masalah jika kembali disebutkan sebelum penutup.
Sebutkan dokumen yang dilampirkan (faktur, dokumen invoice, foto kerusakan, atau nomor RMA):
“Bersama ini, kami lampirkan fotokopi invoice dan foto bukti kerusakan barang.”
Pada surat pengembalian barang, Anda bisa menyertakan dokumen seperti
- Fotokopi invoice pembelian
- Foto kerusakan barang*
5. Penutup Surat
Sampaikan harapan Anda mengenai pengembalian barang. Misalnya seperti untuk pergantian barang ataupun refund uang.
“Dengan ini saya berharap barang yang dikirimkan dapat diganti dengan uang refund” atau bisa juga “Besar harapan saya bahwa barang yang sudah dikirimkan dapat ditukar dengan produk baru serupa”.
Kemudian, jangan lupa untuk membubuhkan ucapkan terima kasih dan sikap kooperatif:
“Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.”
Kemudian bubuhkan:
- Tanda tangan pemohon
- Nama lengkap
- Jabatan (jika mewakili instansi/perusahaan).
Contoh Surat Pengembalian Barang (Versi Ringkas)
Berikut adalah contoh surat pengembalian barang yang dapat Anda gunakan. Tentunya Anda dapat menyesuaikan dengan melakukan perubahan pada pengirim, penerima, dan detail lainnya sesuai kebutuhan Anda.
| PT Konsumen Sejahtera Jl. Merdeka No. 123, Jakarta Telp: 0812-3456-7890 Kepada: Attn: Bagian Customer Service Hal: Permohonan Pengembalian Barang No. INV/2023/XYZ Yth. Bapak/Ibu Pimpinan, Di tempat. – Nama Barang : Laptop Model ZX-500 Bersama ini, kami lampirkan fotokopi invoice dan video uji coba barang. Kami berharap mendapat penggantian unit baru atau refund penuh. Hormat kami, Lampiran: |
Download Surat Pengembalian Barang
Selain membuat surat pengembalian barang dari contoh di atas, bisa juga mengunduh surat pengembalian bawah di bawah ini dan mengeditnya agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
Itu dia contoh surat pengembalian barang word. Selain versi Microsoft Word, Anda juga bisa mengunduh versi PDF nya.
Berikut contoh surat pengembalian barang pdf.
Akhir Kata
Dalam dunia bisnis yang dinamis, kemampuan menyusun surat pengembalian barang yang tepat bukan hanya sekadar keterampilan administratif, melainkan bentuk profesionalisme yang menjaga kepercayaan antara konsumen dan pelaku usaha.
Jadi, simpan baik-baik kwitansi, nota pembelian, atau dokumen invoice, karena mungkin bisa digunakan sebagai dokumen yang membantu proses RMA atau pengembalian barang.
Dengan memahami struktur, fungsi, serta contoh surat pengembalian barang yang telah dijabarkan, Anda kini memiliki panduan untuk mengatasi kendala pengembalian secara sistematis.
Pastikan selalu menyesuaikan isi surat dengan kebijakan perusahaan, melampirkan bukti pendukung, dan menyampaikan permintaan dengan bahasa yang jelas serta sopan.
Dengan demikian, proses pengembalian dapat diselesaikan secara efisien, meminimalkan risiko konflik, dan memperkuat hubungan jangka panjang. Selamat mencoba, dan semoga setiap transaksi Anda senantiasa lancar!
Jangan lupa untuk berkomentar dan beri kami masukan di laman Plugin Ongkos Kirim agar mampu menyuguhkan artikel berkualitas sesuai kebutuhan readers. Yuk, baca artikel menarik lainnya dari Hanif seputar Info Ekspedisi, dan lain-lain. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi operation@tonjoo.
