Tugas supervisor gudang adalah memimpin, mengelola, dan menjalankan operasi gudang, mulai dari memeriksa barang, mengelola stok, mengatur penyimpanan barang, serta lainnya.
Hampir sama seperti tugas kepala gudang yang berkaitan erat dengan beragam kegiatan logistik, hanya saja di sini seorang supervisor punya peran sedikit berbeda.
Biasanya seorang supervisor akan dibantu oleh staff gudang seperti checker gudang, admin, dan karyawan lainnya.
Bagi Anda yang ingin mengetahui seluk-beluk supervisor gudang, penting menyimak artikel ini sampai selesai.
1. Apa itu Supervisor Gudang?
Supervisor gudang adalah orang yang bertanggung jawab atas pengawasan dan manajemen operasional sebuah gudang atau fasilitas penyimpanan di dalamnya.
Peran supervisor gudang di sini sangatlah penting dalam mengatur proses penyimpanan, pengambilan, distribusi, dan pengelolaan persediaan barang di dalam gudang.
Selain itu, seorang supervisor gudang juga harus mampu mengkomunikasikan seluruh tanggung jawab di antara karyawan gudang hingga ke divisi lain agar kegiatan yang berkaitan erat dengan gudang berjalan lancar.
Oleh karena itu, supervisor gudang harus mampu memahami manajemen pergudangan dengan baik supaya perusahaan tidak rugi dalam menjalankan bisnisnya.
2. Tugas Supervisor Gudang
Tugas supervisor gudang adalah melaksanakan seluruh tuntutan atau kegiatan logistik, seperti menjalin komunikasi dengan pelanggan, distributor, supplier, jasa ekspedisi, dan klien perusahaan.
Profesi ini biasanya juga beperan penting dalam menentukan SOP atau Standar Operasional Prosedur agar dilakukan pengecekan (Quality Control) sebelum barang/produk dikirim ke pihak pemesan.
Makanya supervisor gudang harus benar-benar mampu menentukan strategi dan operasi logistik agar fungsi serta kegiatan gudang berjalan sesuai target maupun tujuan perusahaan.
Ada pun tugas utama yang lain dari supervisor gudang meliputi:
2.1. Bertanggung Jawab atas Target Pengiriman Barang
Seorang supervisor harus dapat bertanggung jawab terhadap pemenuhan target pengiriman barang agar tidak mengecewakan pihak pemesan.
Artinya, supervisor atau pimpinan gudang wajib memantau pemindahan barang pendistribusian, memantau penyusunan barang, mengecek kualitas dan kuantitas barang, hingga mempersiapkan pengiriman dan kebutuhan barang.
Dalam pelaksanaannya, supervisor gudang umumnya akan dibantu oleh checker gudang, admin gudang, dan staf lain yang berada di bawah tanggung jawabnya.
2.2. Melaksanakan SOP
Tugas supervisor gudang berikutnya adalah melaksanakan SOP (Standard Operating Procedure) yang meliputi:
Baca Juga
- Mengawasi barang yang masuk dan keluar
- Mendata keluar masuknya barang
- Menandatangani surat penerimaan barang
- Mengontrol pekerjaan gudang, termasuk keluar dan masuknya barang
- Memonitor kebutuhan produk setiap hari sesuai dengan laporan
- Mengawasi kebutuhan transportasi yang akan digunakan untuk pengiriman barang
Menjalankan SOP sangatlah penting bagi supervisor karena kualitas dan kuantitas barang, baik itu masuk maupun keluar gudang akan menentukan reputasi perusahan di mata masyarakat.
2.3. Menjaga Komunikasi antar Tim dan Divisi Lain
Seorang supervisor gudang harus mampu membangun, menghidupkan, dan menjaga komunikasi antar tim serta dengan divisi lain (bagian produksi, penjualan, pemasaran, keuangan, dan sebagainya).
Komunikasi yang baik serta berjalan lancar tentu akan mengurangi terjadinya kesalahan dalam pengelolaan barang yang berakibat fatal bagi perusahaan di kemudian hari.
Komunikasi juga menjadi kunci untuk membangun koordinasi yang baik dengan divisi lain lho!
2.4. Memimpin Tim dengan Jiwa Leadership yang Mumpuni
Tidak berbeda jauh dengan kepala gudang, tugas supervisor gudang adalah memimpin tim dengan jiwa leadership yang mumpuni.
Supervisor biasanya dianggap sebagai role model alias menjadi contoh yang baik untuk para timnya, sehingga harus bersikap tegas, komunikatif, bijaksana, dan bertanggung jawab.
Misalnya saja mampu menyelesaikan konflik di antara para timnya hingga melakukan kontrol setiap hari atau setiap minggu untuk memastikan bahwa SOP gudang dijalankan sesuai aturan perusahaan.
Hal ini bukan hanya untuk membuat kegiatan di dalam gudang berjalan kondusif, tetapi juga untuk mengoptimalkan produktivitas para tim saat bekerja.
3. Tanggung Jawab Supervisor Gudang
Beda perusahaan, beda pula tanggung jawab yang akan dibebankan pada supervisor gudang. Sebab tanggung jawab tersebut biasanya akan berkaitan erat dengan jenis industri atau kegiatan usaha yang dijalankan.
Namun ummumnya tanggung jawab supervisor gudang adalah
- Mengontrol dan mengawasi sistem operasi gudang
- Mencatat, mengontrol, dan memantau seluruh masuk dan keluarnya barang sesuai SOP perusahaan
- Mengecek dan memastikan kualitas barang yang diterima di gudang sesuai SOP
- Memastikan jika aktivitas masuk dan keluarnya barang berjalan dengan baik, lancar, dan sesuai jadwal
- Melaksanakan tanggung jawab terhadap ketepatan, penyimpanan, dan semua aset yang ada di dalam gudang
- Menandatangani laporan seluruh transaksi yang berkaitan dengan keluar masuknya barang dari dan ke gudang
- Mengatur jadwal pengiriman barang secara efektif dan efisien
- Memastikan bahwa serah terima barang dilakukan sesuai prosedur, tidak ada kerusakan baik secara fisik maupun data
- Merencanakan (planning), mengontrol (controlling), dan melaporkan (reporting) informasi gudang sesuai kondisi di lapangan
- Mengawasi kinerja staff atau karyawan di bawah tanggung jawabnya agar bekerja sesuai peraturan dan prosedur perusahaan
- Menguasai ilmu manajemen gudang dan logistik
4. Skill yang Dibutuhkan Supervisor Gudang
Lantas apa skill yang dibutuhkan oleh supervisor gudang?
Berikut kami cantumkan skill umum atau kebanyakan kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan yang ada di Indonesia.
Inilah beberapa skill yang harus dimiliki oleh supervisor gudang:
- Memiliki pengalaman kerja di bidang pergudangan dan logistik minimal 2-3 tahun
- Menguasai managemen gudang dan logistik dengan baik (punya sertifikat ISO diutamakan)
- Memahami WMS, Sistem Audit Warehouse, dan Supply Chain Management
- Memahami praktik dasar picking, stock opname,putaway, dan joint and transfer)
- Cepat menguasai operasional gudang dan jalur distribusi
- Mampu membuat laporan produktivitas gudang sesuai SOP
- Memiliki jiwa jiwa kepemimpinan yang baik, berintegritas, komunikatif, disiplin, cekatan, dan jujur
- Menguasai Ms Office, terutama Excel dan Word
- Pandai bernegosiasi dan analisis
5. Gaji Supervisor Gudang di Indonesia...
