Tugas kepala gudang adalah bertanggung jawab mengatur dan mengelola manajemen gudang hingga logistik, baik secara internal maupun eksternal.
Wewenang seorang kepala gudang tidak terbatas pada mengontrol barang saja, tetapi juga menyangkut perkara operasional sampai jalannya sistem gudang agar sesuai standar dan prosedur yang berlaku.
Biasanya kepala gudang akan dibantu oleh checker gudang, admin logistik, dan lain-lain untuk mengurus gudang.
Nah, agar lebih jelas lagi Anda bisa simak dan pelajari selengkapnya tentang tugas, kualifikasi, skill, dan gaji seorang kepala gudang di bawah ini.
1. Apa itu Kepala Gudang
Kepala gudang adalah seorang pekerja yang berperan dan bertanggung jawab atas pengelolaan hingga pengawasan operasional gudang di sebuah perusahaan.
Peran tersebut sangatlah penting, mengingat kepala gudanglah yang akan mengawasi dan memastikan bahwa rantai pasokan serta logistik berjalan sebagaimana mestinya. Jadi, seluruh kegiatan yang dilakukan di gudang berada di bawah pengawasan kepala gudang.
Mulai dari proses perencanaan, mengatur manajemen persediaan (inventory management), alur pendistribusian bahan baku atau barang produksi, mengawasi data dan sistem pelaporan persediaan, serta mengelola ketersediaan barang atau produk dengan benar.
2. Tugas dan Wewenang Kepala Gudang
Menjadi seorang kepala gudang memang tidaklah mudah, karena tanggung jawabnya besar. Namun sesuai dengan posisi dan jabatannya, gaji yang diraih pun juga setara dengan tanggungjawabnya.
Apa saja tugas dan wewenang kepala gudang yang harus dilaksanakan dalam sebuah perusahaan?
2.1. Mengawasi Manajemen Tim
Sebagai seorang atasan, kepala gudang biasanya harus mengawasi dan memantau kinerja tim staf dan beberaapa bawahannya.
Apabila pekerjaan mereka dirasa kurang sesuai prosedur atau SOP, maka tugas kepala gudang di sini adalah memperbaiki, mencontohkan, dan mengevaluasi jobdesk yang dilakukan oleh para timnya.
2.2. Memastikan Keamanan Gudang
Seorang kepala gudang juga bertanggung jawab terhadap keamanan gudang dan barang yang disimpan di dalamnya. Misalnya memastikan bahwa seluruh barang disimpan sesuai dengan metode penyimpanan barang di gudang untuk menghindari terjadinya penurunan kualitas dan kerusakan yang merugikan perusahaan.
Proses ini tentunya melibatkan penggunaan sistem keamanan, seperti CCTV, dan menggunakan kebijakan keamanan perusahaan sebagai pedoman.
Baca Juga
2.3. Merencanakan dan Memantau Operasi Gudang
Walaupun beberapa tugas di dalam gudang dikerjakan oleh picker dan helper gudang, akan tetapi kepala gudang tetap memiliki tanggung jawab lebih yakni merencanakan dan memantau operasi gudang.
Maksudnya adalah kepala gudang bertugas merencanakan kegiatan operasional gudang, termasuk pengaturan stok, penyusunan rute pengiriman, dan memastikan aktivitas keluar masuknya barang sudah sesuai SOP atau belum.
Kepala gudang juga harus dapat memastikan bahwa barang-barang yang masuk ke gudang diterima dengan benar dan dicatat sebagai bahan laporan ke perusahaan.
2.4. Mengelola Persediaan
Mengelola ketersediaan barang di gudang sesuai dengan kebutuhan dan laporan persediaan juga tugas seorang kepala gudang.
Jadi, kepala gudang bertanggung jawab untuk memantau, mengawasi, mengontrol, dan memastikan seluruh persediaan barang yang disimpan di gudang.
Memastikan di sini maksudnya adalah jumlah persediaan barang tersebut cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan untuk menghindari terjadinya kelebihan persediaan (overstock) yang dapat menyebabkan biaya lebih yang seharusnya tidak perlu.
2.5. Pelaporan dan Administrasi
Tugas kepala gudang berikutnya adalah membuat laporan mengenai persediaan, penerimaan, pengiriman, dan aktivitas gudang lainnya.
Lebih tepatnya, kepala gudang harus melaporkan seluruh transaksi masuk dan keluarnya barang dari dan ke gudang ke direktur atau CEO perusahaan sesuai dengan perannya.
Umumnya laporan ini seringkali diperlukan perusahaan sebagai informasi manajemen tentang kinerja gudang serta mengambil keputusan berikutnya terkait urusan operasi gudang.
Itulah peran dan tugas kepala gudang yang paling umum dan diterapkan di berbagai perusahaan manufaktur maupun industri pembuatan produk jadi di Indonesia.
3. Kualifikasi Kepala Gudang
Lantas apa saja kualifikasi bagi seorang kepala gudang yang hendak direkut atau pun melamar pekerjaan di suatu perusahaan tertentu?
Berikut ini beberapa kualifikasi kepala gudang yang paling umum dan dibutuhkan oleh perusahaan:
- Usia Maksimal 35-45 Tahun
- Pendidikan minimal D3 semua jurusan
- Pengalaman minimal 2 tahun dalam mengurus pergudangan, logistik, atau supply chain
- Menguasai berbagai tools seperti MS Office, terutama Excel Word
- Memiliki kemampuan leadership yang bagus
- Bertanggung jawab, komunikatif, dan dapat bekerja dengan tim dengan baik
- Punya time management yang sangat baik
- Teliti dan mempunyai disiplin yang tinggi dalam melaksanakan tugasnya
- Memahami audit pergudangan
Biasanya beberapa perusahaan juga mengharuskan bagi calon kepala gudang untuk siap ditempatkan di perusahaan cabang tertentu atau harus berdomisili di kota yang tercantum dalam loker.
4. Skill yang Harus Dimiliki...
