Ketika baru memasuki dunia eCommerce, tidak sedikit yang menanyakan order fulfillment adalah apa. Mungkin beberapa dari kalian juga sering mendengar istilah ini, namun masih merasa asing atau belum paham betul artinya.
Order fulfillment dalam Bahasa Indonesia dikenal dengan pemenuhan pesanan. Ini merpakan rangkaian dari manajemen rantai pasok/supply chain dalam logistik.
Nah, khusus untuk kalian para pengusaha eCommerce, artikel ini akan membahas secara lengkap dan mendalam tentang order fulfillment, mulai dari pengertiannya, prosesnya, hingga model-modelnya.
Yuk, kita mulai eksplorasi pengetahuan kita tentang apa itu pemenuhan pesanan dan bagaimana cara membuat bisnismu makin efisien!
Pengertian Order Fulfillment
Order fulfillment adalah proses di mana perusahaan mengeksekusi tahapan dalam pesanan barang atau jasa, mulai dari waktu pelanggan melakukan pesanan hingga pesanan tersebut sampai ke tangan pelanggan. Proses ini mencakup berbagai tahapan, seperti menerima pesanan (order), pemrosesan, pengemasan (pick & Pack), pengiriman (delivery), custmer satisfaction dan penanganan retur (returns) jika diperlukan.
Proses pemenuhan barang kepada pelanggan ini adalah bagian dari rantai pasok/supply chain. Untuk menjadi ahli eCommerce, perlu tahu akan hal ini.
Order Fulfillment bisa diibaratkan sebagai server restoran yang mengurusi pelanggan. Pelanggan melakukan pesanan/order melalui menu, kemudian pelayan mengambil pesanan dan memberikannya kepada koki (pick & pack) yang akan memasak makanan tersebut. Setelah selesai, pelayan mengantarkan pesanan ke meja pelanggan, dan pelanggan menikmati makanan tersebut. Jika ada masalah, seperti makanan tidak sesuai pesanan, restoran perlu melakukan penggantian atau pengembalian (returns).
Di sinilah peran penting order fulfillment, memastikan bahwa setiap pesanan diproses dengan baik, akurat, dan tepat waktu, memastikan kepuasan pelanggan.
Siapa yang mempopulerkan istilah dan proses ini? Sebenarnya ini adalah konsep yang telah berkembang seiring dengan pertumbuhan industri ritel dan eCommerce. Namun, Amazon, sebagai salah satu pemimpin dalam industri eCommerce, telah berkontribusi signifikan dalam memperkenalkan dan mengoptimalkan proses order fulfillment. Amazon bahkan mengembangkan jaringan mereka sendiri, Amazon Fulfillment Centers, untuk mengelola proses ini.
Tahapan Proses Order Fulfillment
Sebelum kita benar-benar menyelami dunia bisnis online, ada baiknya kita memahami betul alur dari sistem order fulfillment. Langkah-langkah dalam proses ini menjadi penentu keberhasilan pelayanan bisnis kita. Berikut adalah tahapan proses order fulfillment yang perlu kita ketahui:
1. Pengambilan Barang
Pihak gudang/warehouse akan mengambil barang tersebut untuk dipersiapkan. Siapkan stok cadangan agar tidak mengalami kehabisan persediaan yang bisa mengecewakan pelanggan.
2. Pengelolaan Barang
Tahap berikutnya adalah pengelolaan barang atau yang biasa dikenal dengan manajemen inventaris. Tahapan ini sangat penting karena membantu kita dalam mengatur, menjaga, dan merawat barang kita. Dengan manajemen barang yang baik, kita bisa memanfaatkan waktu untuk kegiatan lain yang bisa memaksimalkan bisnis kita.
3. Pengemasan Barang
Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur untuk menjaga kualitas barang tetap baik sampai ke tangan pelanggan. Oleh karena itu, pastikan bahwa pihak gudang sudah profesional dalam melakukan tugas ini.
4. Pengiriman Barang
Langkah terakhir dalam proses order fulfillment adalah pengiriman barang atau shipping. Biasanya, pemilik gudang yang sudah berpengalaman akan bekerja sama dengan perusahaan ekspedisi yang terpercaya untuk memastikan proses pengiriman berjalan aman dan lancar.
Langkah langkah tersebut dilaksanakan setelah proses pesanan dimulai. Namun, sebelumnya, ada juga proses penerimaan, dimana barang diterima dari pemasok atau produsen. Barulah setelahnya ada proses penyimpanan dimana barang diterima dan disimpan di dalam gudang atau area penyimpanan lainnya. Kemudian di luar itu, ada juga pengembalian atau return dari konsumen yang tidak puas.
Sekarang sudah tahu kan kalau order fulfillment itu beukan sekedar mengambil barang dari gudang dan mengantarkannya ke pembeli? Ada proses seperti manajemen dan paking barang yang mungkin terdengar sederhana, tetapi jika tidak dikerjakan dengan baik dapat mengecewakan pelanggan.
Melalui pemahaman dan penerapan langkah-langkah ini dengan baik, kita dapat memaksimalkan kepuasan pelanggan dan efisiensi bisnis kita dalam dunia eCommerce.
Model Order Fulfillment dalam eCommerce
Ada beberapa model order fulfillment yang umum digunakan, yaitu:
- Dropshipping
Dalam model ini, penjual tidak menyimpan barang secara fisik. Saat pelanggan melakukan pesanan, informasi pesanan tersebut diteruskan ke pemasok atau produsen, yang kemudian mengirim produk langsung ke pelanggan. - Self-Fulfillment
Seperti namanya, model ini memerlukan penjual untuk menangani semua aspek order fulfillment sendiri, termasuk penyimpanan barang, pengemasan, pengiriman, dan pengembalian. Model ini memberikan penjual kontrol penuh atas proses, namun membutuhkan banyak waktu dan sumber daya. - Third-Party Fulfillment (3PL)
Dalam model ini, penjual bekerja sama dengan pihak ketiga (biasanya perusahaan logistik) yang mengurus semua aspek order fulfillment. Penjual menyimpan stoknya di gudang milik pihak ketiga ini, dan mereka mengurus pengemasan, pengiriman, dan pengembalian. Model ini membebaskan penjual dari tugas operasional sehari-hari dan memungkinkan mereka fokus pada aspek lain dari bisnis mereka.
Baca Juga
Salah satu pihak Third party Fulfillment di Indonesia adalah Crewdible. Sebagai pionir gudang online dan fulfillment di Indonesia, Crewdible hadir di berbagai lokasi dengan sistem bayar ketika barang laku terjual.
Setiap model memiliki kelebihan dan kekurangan sendiri, dan penjual harus memilih model yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kapabilitas bisnis mereka. Penting untuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti biaya, kontrol atas proses, waktu yang dibutuhkan, dan seberapa besar skala bisnis Anda.
Model Operasi jasa Fulfillment dalam Bisnis
Berikut ini adalah beberapa model operasi dalam praktek order fulfillment yang sering diterapkan dalam dunia bisnis:
- Pemesanan berdasarkan desain (Engineer-to-Order, ETO)
Model ini umum digunakan untuk produk khusus yang membutuhkan desain engineering terlebih dahulu, seperti kapal, mesin industri, bangunan dan struktur, perangkat medis khusus. - Pembuatan berdasarkan pesanan (Make-to-Order, MTO)
Dalam model ini, produksi produk baru dimulai setelah ada pesanan yang masuk dari pelanggan. Model ini banyak dgunakan oleh barang artisan, barang custom, dan barang mewah, produsen kaos, percetakan, dan bisnis sejenisnya. - Perakitan berdasarkan pesanan (Assemble-to-Order, ATO)
Model ini melibatkan produksi produk yang berbasis pada modul dan dirakit dari berbagai komponen yang sudah tersedia. Model ini banyak digunakan oleh Industri otomotif. - Pembuatan untuk persediaan (Make-to-Stock, MTS)
Model ini melibatkan produksi produk standar yang dibuat untuk menambah stok yang sudah ada. - Salinan Digital (Digital Copy, DC)
Model ini merujuk pada produk digital yang diunduh pelanggan, dimana persediaan berasal dari master digital. Umumnya yang menggunakan model ini adalah software digital.
Setiap model ini memiliki cara kerja dan aplikasi yang berbeda, tergantung pada tipe dan skala bisnis Anda. Memahami masing-masing model ini akan membantu Anda memilih strategi order fulfillment yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Pentingnya Order Fulfillment dalam Bisnis
Order fulfillment adalah bagian integral dari operasi bisnis, terutama dalam era digital saat ini. Pentingnya order fulfillment dalam bisnis, khususnya eCommerce, tidak dapat diremehkan. Berikut ini adalah tiga poin utama mengenai pentingnya order fulfillment:
Meningkatkan Efisiensi
Dengan sistem order fulfillment yang baik, bisnis dapat berjalan lebih efisien. Semua proses, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman ke pelanggan, dapat dilacak dan dikelola dengan baik.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Order fulfillment yang baik dapat memastikan pelanggan menerima barang yang mereka pesan tepat waktu dan dalam kondisi terbaik. Hal ini tentunya akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan membuat mereka kembali untuk berbelanja lagi.
Mendukung Pertumbuhan Bisnis
Dengan order fulfillment yang baik, bisnis bisa lebih mudah mengukur dan merencanakan pertumbuhan mereka. Dengan data yang akurat dari proses order fulfillment, bisnis dapat membuat prediksi yang lebih baik tentang penjualan, tren, dan bahkan manajemen inventaris. Sebaliknya, sistem gudang konvensional mungkin tidak memberikan data yang sama akuratnya, yang bisa mempersulit perencanaan dan pertumbuhan bisnis.
Secara keseluruhan, sistem order fulfillment modern jauh lebih superior dibandingkan dengan sistem gudang konvensional dalam hal efisiensi, kepuasan pelanggan, dan mendukung pertumbuhan bisnis. Jadi, jika Anda sedang mempertimbangkan untuk memodernisasi operasi bisnis Anda, sistem order fulfillment bisa menjadi langkah yang tepat.
Tantangan dalam Order Fulfillment
Menerapkan sistem order fulfillment tentu bukan tanpa tantangan. Berikut ini adalah beberapa hambatan yang mungkin dihadapi dalam implementasi dan operasionalnya:
- Manajemen Inventaris
Menyimpan dan melacak inventaris secara akurat bisa menjadi tantangan besar dalam order fulfillment. Kesalahan dalam manajemen inventaris dapat mengakibatkan overstock atau kehabisan stok, yang keduanya dapat merugikan bisnispengirimanngiriman - Kecepatan pengiriman adalah faktor penting dalam kepuasan pelanggan. Dalam beberapa kasus, memenuhi ekspektasi pengiriman pelanggan bisa menjadi tantangan, terutama jika distribusi produk melibatkan berbagai wilayah atau bahkan negara.
- Manajemen Biaya
Biaya operasional dapat meningkat dengan adanya biaya pengiriman, penyimpanan, dan pengemasan. Menemukan keseimbangan antara efisiensi operasional dan pengendalian biaya menjadi tantangan tersendiri. - Retur dan Pengembalian Barang
Mengelola retur barang adalah salah satu aspek yang seringkali menantang dalam order fulfillment. Menyediakan prosedur retur yang mudah dan efisien bisa menjadi tantangan, tetapi sangat penting untuk mempertahankan kepuasan pelanggan. - Adaptasi Teknologi
Teknologi berperan penting dalam order fulfillment. Namun, memastikan semua teknologi berfungsi dengan baik, dan karyawan terlatih untuk menggunakannya bisa menjadi tantangan.
Mengatasi tantangan-tantangan ini memerlukan strategi yang baik, serta pemahaman mendalam tentang proses dan teknologi yang digunakan dalam sistem order fulfillment. Itu sebabnya, penting untuk selalu belajar dan beradaptasi dengan perubahan untuk memastikan operasional order fulfillment berjalan lancar.
Akhir Kata
Kalau Anda membaca hingga akhir, pasti sekarang sudah mengetahui Order fulfillment adalah apa, termasuk dengan tahapan, tantangan, dan mengapa order fulfillment itu penting.
Dengan mengetahui seluk beluk order fulfillment, Anda tidak hanya memahami bagaimana bisnis berjalan, tetapi juga dapat membuatnya berjalan semakin lancar dan efisien.
Baca juga artikel menarik seputar Ekspedisi & Logistik di pluginongkoskirim.com yang terkait dengan info ekspedisi, atau artikel lainnya dari Mufid Hanif. Untuk informasi lebih lanjut atau kebutuhan lainnya, kamu bisa menghubungi kami melalui support@tonjoo.com
