Inventory Control adalah proses manajamen barang yang berfungsi untuk menjaga, mengelola, dan mengawasi stok barang agar selalu tercukupi, sehingga tidak terjadi overstock, over selling, maupun out of stock.
Adanya inventory control dalam perusahaan sangat penting karena mampu mempengaruhi manajemen logistik, tingkat penjualan, kepuasan customer (pelanggan), menghindari biaya penyimpanan yang tinggi, dan lain-lain.
Oleh karena itu, setiap perusahaan wajib memahami seberapa pentingnya inventory control dan dampaknya bagi bisnis di masa depan.
Anda bisa mempelajari pengertian, fungsi dan manfaat, dan cara kerja inventory control di bawah ini.
1. Apa itu Inventory Control?
Source: pexels. Com/tigerlilly
Inventory Control adalah proses mengawasi, mengatur, dan mengelola stok barang dalam perusahaan agar selalu tercukupi, sehingga tidak menganggu jalannya bisnis.
Arti inventory control sendiri yakni pengendalian stok barang atau pengelolaan persediaan barang dalam jangka waktu tertentu. Tujuannya untuk memastikan ketersediaan barang, mengurangi risiko pengeluaran biaya yang tinggi untuk pengelolaan, dan memuaskan pelanggan.
Berkat inventory control ini, perusahaan tidak perlu khawatir akan kehabisan stok barang dan beban operasional dapat diminimalisir untuk memaksimalkan kas perusahaan.
2. Tugas Inventory Control
Source: pexels. Com/cottonbrostudio
Pelaksanaan inventory control biasanya berada di bawah tanggung jawab supervisor dan staff yang diberi job desk oleh perusahaan. Supervisor bertugas untuk merencanakan, mengawasi, dan mengevaluasi ketersediaan barang, sedangkan staff menjalankan proses manajamen stok barang tersebut.
Keduanya menjalankan tugas inventory control, yaitu suatu tindakan dan aktivitas rutin yang dilakukan untuk memastikan adanya ketersediaan barang yang dikelola sesuai standar perusahaan.
Nah, apa saja tugas inventory control?
2.1. Memantau dan Menghitung Persediaan Barang
Tugas inventory control adalah menghitung, memantau, merekap, dan memperbarui stok barang di gudang penyimpanan (warehouse).
Hal ini wajib dan harus dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan agar tidak terjadi kehabisan stok persediaan barang, sementara permintaan dari pelanggan terus terjadi setiap hari.
Jika permintaan tidak berhenti, sedangkan stok barang kosong, maka perusahaan harus bersiap-siap kehilangan customer.
Tidak sedikit para pengusaha yang berjualan di marketplace, e-commerce, dan online shop harus mengalami penurunan rating toko akibat tidak mampu memperbarui stok mereka.
2.2. Memeriksa Data Stok Barang
Tugas inventory control berikutnya yakni memeriksa hasil rekapan yang dibuat oleh staff yang dibantu helper gudang untuk mengelola stok barang.
Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan; apakah data yang dilaporkan sama dengan jumlah stok persediaan barang di gudang.
2.3. Melaksanakan Pengecekan secara Rutin
Selain itu, staff juga harus melalukan pengecekan jumlah dan ketersediaan barang secara rutin agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan stok di luar perkiraan.
Sebab, tugas inventory control adalah menghitung dan memperkirakan tingkat ketersediaan barang yang diperlukan.
2.4. Menyusun Laporan Ketersediaan Barang
Tugas supervisor dalam inventory control yaitu berkewajiban untuk menyusun dan merekap laporan data penjualan yang sebelumnya telah dilaporkan oleh staff.
Laporan ini biasanya berisi jumlah persediaan, masuk dan keluarnya barang, pemasok, data kerusakan barang, perputaran stok barang, dan lain-lain.
Dengan adanya laporan stok barang ini, perusahaan dapat menganalisis perilaku belanja konsumen, mengelompokkan produk, meramalkan jumlah produksi, dan sebagainya.
2.5. Melakukan Koordinasi dengan Pemasok
Bagian pengelola persediaan barang juga punya tanggung jawab untuk melakukan koordinasi dengan pemasok untuk memproses barang sesuai kebutuhan perusahaan.
Sebab, dengan menjalin hubungan yang baik dengan pemasok akan menjaga stabilitas dan kinerja perusahaan.
Lalu apa perbedaannya dengan fungsi inventory control?
3. Fungsi Inventory Control
Source: pexels. Com/tigerlilly
Fungsi inventory control mengacu pada peran dan tanggung jawab yang dilakukan oleh supervisor & staff dalam menjalankan tugasnya untuk mengelola stok ketersediaan barang.
Artinya inventory control punya fungsi dan manfaat yang penting bagi tingkat keberlangsungan perusahaan ke depannya.
Berikut ini fungsi inventory control bagi bisnis:
- Memastikan stok persediaan barang sesuai dengan permintaan pelanggan atau perusahaan lain
- Mencegah keterlambatan pengiriman barang yang seharusnya dikirim sesuai dengan jadwal dan kebutuhan
- Mengantisipasi kelebihan stok barang sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk menjaga kualitas barang
- Mengantisipasi apabila terjadi kenaikan harga secara mendadak di pasaran
- Mengumpulkan laba dan keuntungan dari hasil stok barang yang keluar gudang
- Memantau kualitas barang sesuai dengan standar dan mutu perusahaan
- Mengklasifikasikan atau mengelompokkan barang-barang tertentu yang hendak diikutsertakan dalam program promo maupun flash sale Shopee, Tokopedia, dan marketplace lain.
4. Metode Inventory Control
Sebelum memahami cara kerjanya, ketahui dulu beberapa metode inventory control yang sering digunakan oleh perusahaan di bawah ini:
4.1. Tracking Inventory (Melacak Persediaan Barang)
Hampir sebagian besar perusahaan menggunakan alat seperti tool, aplikasi, atau software untuk melacak persediaan barang agar lebih efektif dan efisien.
Jadi, staff tidak perlu menghitung barang yang ada di gudang satu per satu secara manusal, tetapi memanfaatkan alat khusus untuk tracking inventory.
4.2. Reorder Point
Metode reorder point dapat diartikan sebagai titik pemesanan ulang barang dalam jumlah tertentu.
Singkatnya, dengan reorder point ini perusahaan akan memesan barang dalam jumlah besar karena khawatir akan terjadi over selling atau kehabisan stok akibat tingginya penjualan.
Walaupun terkesan efektif mencegah kehabisan stok persediaan barang, akan tetapi keputusan tersebut dinilai kurang tepat karena akan membuat barang menumpuk di gudang dalam jumlah banyak.
Baca Juga
Oleh karena itu, Anda harus bijak dalam menentukan reorder point supaya tidak menambah beban operasional perusahaan.
4.3. FIFO dan LIFO
Metode inventory control ini sangat populer dalam dunia bisnis karena paling sering diterapkan oleh sebagian perusahaan ritel.
Jika Anda menggunakan metode FIFO, berarti barang yang masuk (first in) harus bisa terjual lebih dulu (first out) agar tidak ada barang yang menumpuk dan kedaluwarsa dan terbuang begitu saja.
FIFO (First in First out) = Barang yang masuk harus langsung dijual saat itu juga. Jadi para pelanggan akan mendapatkan produk yang fresh dan baru setiap waktu.
Berbeda dengan metode LIFO (Last in First out) yakni stok barang paling terakhir akan dijual terlebih dahulu agar tidak terjadi penumpukan stok di gudang.
4.4. Metode Analisis ABC
Metode analisis ABC merupakan metode inventory control yang mengacu pada pengelompokkan dan proses klasifikasi barang berdasarkan nilai, seberapa penting, harga, dan volume penjualan.
- Kategori A: Mencakup barang mahal dan bernilai tinggi yang dianggap paling penting
- Kategori B: Berisi barang-barang punya nilai rata-rata (kelas menengah) dengan penjualan sedang
- Kategori C: Meliputi barang bernilai rendah dengan penjualan yang tinggi dan persediaan dalam jumlah besar
5. Cara Kerja Inventory Control
Cara kerja inventory control terbilang rumit karena setiap perusahaan memiliki standarnya masing-masing, sehingga kemungkinan menghasilkan kontrol yang berbeda.
Misalnya cara kerja inventory control di Alfamart dan Indomaret tentu berbeda dengan di perusahaan manufaktur.
Namun umumnya cara kerja inventory control sebagai berikut:
5.1. Analisis dan Perencanaan
Dalam proses manajamen stok barang, hal pertama yang bisa dilakukan oleh perusahaan adalah mengatur dan menganalisis kebutuhan barang berdasarkan permintaan pasar.
Untuk melakukannya, perusahaan dapat melakukan riset pasar, melihat tren, riwayat penjualan, dan sebagainya.
Jadi, sebagai pemilik perusahaan Anda harus meramalkan kebutuhan dan mengestimasi jumlah barang yang akan didistribusikan ke pelanggan.
5.2. Mengintegrasikan Stok secara Real Time
Banyak perusahaan memiliki gudang penyimpanan barang lebih dari satu. Tujuannya untuk memudahkan pengiriman produk ke konsumen di setiap daerah agar lebih efektif dan efisien.
Oleh sebab itu, mengintegrasikan gudang satu dengan yang lainnya secara real time sangat penting untuk memantau ketersediaan barang.
Jadi, kalau stok barang di gudang A telah habis, maka bisa di-cover oleh gudang B agar permintaan konsumen tetap terpenuhi.
Nah, untuk mengintegrasikan persediaan barang seperti ini, perusahaan akan menggunakan aplikasi gudang online yang bisa dikelola kapan pun.
5.3. Mengelompokkan Persediaan
Mengelompokkan dan mengklasifikasikan barang bertujuan agar staff mampu mengidentifikasi produk dengan mudah dan cepat.
Biasanya pengelompokan inventaris seperti ini menggunakan kode SKU, barcode, merek, ukuran, dan warna supaya memudahkan proses pemantauan.
Selain itu pengelompokan juga bisa diterapkan untuk membedakan barang yang sifatnya primer dan jenis barang musiman. Sebab, perilaku konsumen bisa saja berubah ketika berhadapan dengan tren, sehingga Anda harus jeli dalam mengelola stok barang.
5.4. Ciptakan Kolaborasi yang Efisien
Gudang penyimpanan stok barang tidak bisa berdiri sendiri. Artinya dalam sistem inventory control juga membutuhkan departemen atau divisi lain agar bisa berjalan dengan baik sesuai tujuan perusahaan.
Beberapa departemen yang biasanya bekerja sama dengan pihak inventory control adalah logistik, pemasaran, produksi, dan distribusi.
Dalam hal ini, penting bagi bisnis Anda untuk menciptakan komunikasi yang efektif, efisien, transparan, dan teratur supaya aliran informasi tersalurkan dengan tepat.
5.5. Lakukan Audit dan Analisis
Melakukan audit dan analisis terhadap inventory control sangatlah penting.
Walaupun mungkin perusahaan sudah menjalankan serangkaian proses kontrol dan manajemen stok barang setiap hari secara rutin, tetapi audit dan analisis kinerja tidak boleh dilewatkan.
Tahapan ini bertujuan untuk mengevaluasi tingkat efektivitas inventory control yang meliputi strategi, arus persediaan, biaya penyimpanan, proses dan estimasi pengiriman, serta efisiensi kebutuhan stok.
Dengan mengaudit dan menganalisis proses inventory control, Anda dapat mengidentifikasi serta menentukan pola perbaikan ke depan yang bernilai positif bagi inventaris perusahaan.
FAQ
Apa tugas utama staff inventory control?
Tugas utama staff inventory control adalah memastikan ketersediaan barang sesuai dengan perkiraan atau jumlah permintaan pasar agar tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan stork persediaan barang.
Apa tujuan inventory control sebenarnya?
Tujuan inventory control adalah mengelola dan meninjau stok persediaan barang sehingga mampu menghasilkan keuntungan yang banyak dan konsisten, serta mengurangi biaya operasional perusahaan.
Akhir Kata
Nah, itulah pengertian inventory control, tugas, fungsi, dan cara kerjanya untuk memudahkan Anda dalam menjalankan bisnis.
Mengelola persediaan barang sekilas tampak mudah, tetapi butuh kejelian dan dedikasi yang luar biasa.
Jangan lupa untuk berkomentar dan beri kami masukan di laman Plugin Ongkos Kirim agar mampu menyuguhkan artikel berkualitas sesuai kebutuhan readers. Yuk, baca artikel menarik lainnya dari Anisa Juniardy di Pluginongkoskirim.com seputar tips, tutorial, dan lain-lain. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi operation@tonjoo.
Sumber:
- Inventory Control Defined: Best Practices, Systems, & Management – https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/inventory-management/what-are-inventory-management-controls.shtml
- Inventory Management Defined, Plus Methods and Techniques – https://www.investopedia.com/terms/i/inventory-management.asp
