Understock adalah keadaan yang memperlihatkan bahwa jumlah persediaan barang di gudang atau toko jauh lebih sedikit ketimbang permintaan dari pelanggan dan jauh dari tingkat penjualan yang ditargetkan.
Dalam dunia bisnis sendiri, manajemen persediaan (inventory management) memegang peranan yang sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan.
Sebab, terjadinya understock mampu menyebabkan pelanggan kecewa, berkurangnya omzet, dan bahkan merusak citra brand yang telah dibangun dengan susah payah.
Untuk menghadapinya, Anda harus mengetahui lebih dalam lagi tentang understock dan strategi untuk mengatasinya. Bagaimana caranya? Simak penjelasannya di bawah ini.
1. Apa itu Understock?
Understock adalah jumlah stok barang atau produk yang ada di gudang/etalase/toko jauh lebih sedikit atau bahkan kurang dari permintaan pelanggan, sehingga tidak mencapai target persediaan yang semestinya.
Terjadinya understock dapat mengakibatkan ketidaktersediaan barang (produk) yang dibutuhkan oleh pelanggan tidak tercukupi, sehingga menyebabkan kerugian bisnis yang cukup fatal seperti kehilangan peluang penjualan, kepuasan pelanggan menurun, dan merusak reputasi bisnis.
Hal seperti ini bisa saja terjadi apabila perusahaan melakukan beberapa kesalahan saat menanganinya. Mulai dari inventory control (pengendalian peserdiaan) yang kurang tepat hingga siklus produksi yang terhambat.
Untuk mengetahui detail penyebabnya, Anda dapat membaca poin berikutnya.
2. Penyebab Understock
Understock bisa menimpa siapa saja, karena kecerobohan atau pun hal-hal di luar prediksi perusahaan.
Namun umumnya understock disebabkan oleh beberapa faktor seperti:
2.1. Prediksi Perusahaan yang Tidak Tepat
Prediksi yang tidak akurat terhadap permintaan pelanggan ternyata mampu menyebabkan ketidaksesuaian antara stok yang tersedia dengan tingkat kebutuhan yang sebenarnya.
Jika perusahaan memprediksi bahkan menyediakan permintaan yang terlalu rendah, risiko terjadinya understock kemungkinan akan menjadi tinggi.
2.2. Kurangnya Informasi Stock
Berbeda dengan overstock, keterlambatan, miskomunikasi, atau kurangnya informasi mengenai persediaan stok barang juga dapat menyebabkan pesanan jadi tertunda atau bahkan tidak dilakukan sama sekali oleh perusahaan terkait.
Akibatnya barang yang dibutuhkan dan harusnya sudah harus dipajang di etalase atau disimpan dalam gudang malah tidak ada.
2.3. Proses Pengadaan dan Pemesanan yang Lambat
Proses pengadaan dan pemesanan barang lambat dapat menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman barang, sehingga stok dapat habis sebelum barang baru tiba.
Contoh kasus: perusahaan FnB harus menyetok buah-buahan segar untuk mencukupi permintaan pelanggannya. Namun karena proses pengadaan yang lambat dari distributor buah, akhirnya stok di perusahaan sudah habis lebih dulu sebelum buah pesanan mereka datang.
2.4. Kurangnya Mengantisipasi Peningkatan Permintaan Pelanggan
Jika perusahaan tidak mampu mengantisipasi adanya lonjakan permintaan dari pelanggan karena beberapa hal seperti musim liburan, harbolnas, atau promosi besar-besaran, otomatis understock dapat terjadi.
Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk menganalisis penjualan dan tren konsumen.
2.5. Rantai Pasokan yang Tidak Transparan
Apabila visibilitas perusahaan terhadap rantai pasokan cukup rendah, maka kemungkinan besar koordinasi dan pengawasan yang dilakukan pada persediaan barang dapat terganggu.
Akibtanya understock terjadi begitu saja tanpa disadari sejak awal.
2.6. Siklus Produksi yang Lambat
Produksi barang atau produk yang melambat, entah karena kerusakan sistem, komunikasi yang buruk, dan lainnya, pasti akan mengakibatkan stok barang berkurang karena habis sebelum produksi baru tersedia.
Apabila hal ini terjadi sekali saja, maka dapat menyebabkan understock dengan dampak kerugian yang cukup fatal.
3. Cara Mengatasi Understock yang Paling Efektif dan Efisien
Jika Anda sudah mengetahui penyebabnya, saatnya mempelajari beragam strategi yang efektif untuk mengatasi bahkan mencegah terjadinya understock.
Bagaimana cara mengatasi understock?
3.1. Atur Kembali Proses Prediksi
Perusahaan perlu meningkatkan ketepatan dan akurasi saat memprediksi permintaan dengan cara memanfaatkan data penjualan tahun sebelumnya, menganalisis tren pasar, dan mengatur perkiraan permintaan pelanggan di masa depan.
Menggunakan metode peramalan yang lebih canggih dan memanfaatkan teknologi AI atau machine learning bisa membantu meningkatkan akurasi saat proses peramalan akan permintaan ke depannya.
3.2. Gunakan Sistem Manajemen Persediaan yang Canggih
Agar tidak terjadi understock, Anda dapat menggunakan sistem manajemen persediaan yang canggih dan efisien guna memantau serta mengelola stok secara real-time.
Sistem ini dapat memberikan informasi yang tepat waktu tentang stok yang tersedia, kebutuhan pelanggan, dan perubahan yang terjadi dalam pasar.
Selain mampu menghindari understock, sistem ini juga dapat diterapkan untuk mencegah terjadinya out of stock.
3.3. Mengoptimalkan Rantai Pasokan
Cara mengatasi understock berikutnya adalah dengan meningkatkan serta menjaga transparansi rantai pasokan.
Bagaimana caranya? Yakni melakukan komunikasi secara efektif dengan pemasok dan mitra bisnis. Pastikan bahwa proses pemesanan dan pengadaan barang berjalan sebagaimana mestinya, sehingga stok barang dapat dikelola dengan baik dan tepat waktu.
3.4. Menyiapkan Stok Cadangan
Untuk mengantisipasi terjadinya understock, sebaiknya Anda mulai mempertimbangkan untuk memiliki persediaan cadangan atau buffer stock.
Tujuan buffer stock ini adalah untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang tidak terduga atau lonjakan pesanan di luar prediksi perusahaan. Dengan begitu, ketersediaan produk tetap terjaga.
3.5. Tingkatkan Komunikasi dan Kerja Sama antar Tim
Pastikan kalau divisi manajemen persediaan, penjualan, dan pemasaran, dan manajemen logistik bekerja sama secara sinergis dan menjaga komunikasi dengan baik.
Bagian manajemen persediaan harus selalu menjaga komunikasi dengan divisi penjualan agar mendapatkan informasi terkini tentang permintaan dari pelanggan serta mengantisipasi potensi understock.
3.6. Melakukan Review dan Analisis Kinerja Produk
Pastikan Anda juga menganalisis kinerja produk secara rutin untuk mengidentifikasi produk-produk yang paling disukai, dicari, dan populer di antara konsumen. Tidak lupa juga cek produk yang paling berkontribusi besar terhadap penjualan.
Dengan memahami tren permintaan produk dan perilaku konsumen, perusahaan dapat mengalokasikan stok dengan lebih efisien.
3.7. Rencana Darurat (Plan B)
Sama halnya seperti analisis SWOT, Anda perlu menyiapkan rencana tanggap darurat yang jelas dan terstruktur apabila terjadi understock secara mendadak.
Rencana ini harus mencakup tindakan paling cepat untuk mengatasi masalah, seperti pengadaan barang darurat, mengubah prioritas produksi, serta memilih jasa pengiriman yang mendukung bisnis Anda.
4. Cara Mengukur dan Mengevaluasi Understock dalam Perusahaan
Walaupun sudah melakukan berbagai strategi dan cara, Anda pastinya bertanya-tanya ‘bagaimana cara mengukur dan mengevaluasi kembali strategi yang sudah digunakan untuk mengatasi understock?’
Anda bisa melakukan beberapa upaya untuk mengukur dan mengevaluasinya seperti berikut ini:
- Ukur Tingkat Kehabisan Stok (Stockout Rate) yakni dengan mengukur jumlah terjadinya kehabisan stok (out of stock) dalam periode tertentu dengan total periode waktu yang telah ditentukan. Kian tinggi tingkat kehabisan stok, maka akan makin besar kemungkinan understock terjadi.
- Amati Tingkat Kehabisan Stok Terlama (Longest Stockout) yakni dengan mencari tahu seberapa lama stok barang yang ada di gudang atau toko habis terjual tanpa ada penggantian produk dari periode waktu sebelumnya. Langkah ini akan membantu Anda menentukan produk mana yang paling laku atau sering mengalami understock.
- Ukur Persentase Penjualan Saat Kehabisan Stok dengan cara menganalisis persentase penjualan yang melesat dari perkiraan akibat stok habis pada periode tertentu. Anda dapat menghitungnya dengan membagi total penjualan yang melesat tersebut dengan total penjualan yang ditargetkan sesuai dengan rentang waktu yang ditetapkan.
- Lihat Siklus Pemesanan (Order Cycle Time) yang diperlukan dari saat pertama pesanan diajukan ke pihak penyedia barang hingga barang diantar atau tiba di gudang/toko. Biasanya siklus pemesanan yang lambat akan menyebabkan kehabisan stok jika stok habis sebelum barang yang dipesan tiba.
- Cek Tingkat Kepuasan Pelanggan terhadap ketersediaan produk dengan cara survei atau meminta feed back dari pelanggan untuk membantu mengevaluasi penilaian pelanggan (seberapa besar kekecewaan mereka) terhadap perusahaan ketika kehabisan stok.
5. Alat untuk Mencegah Understock
Jika Anda tidak ingin terjadi understock di kemudian hari, cobalah untuk memanfaatkan beberapa instrumen atau media seperti yang kami sebutkan berikut:
- Gunakan Sistem Manajemen Persediaan (Inventory Management System) untuk mengelola persediaan agar lebih efisien, memantau stok barang, menjadikannya bahan untuk meramal permintaan, mengelola pemesanan dan pengadaan barang, juga memberikan informasi yang tepat akan ketersediaan produk.
- Radio Frequency Identification (RFID) merupakan teknologi yang dirancang menggunakan gelombang radio untuk mengidentifikasi serta melacak barang, khususnya produk menggunakan tag elektronik. Dengan alat ini, perusahaan melacak pergerakan barang di gudang maupun toko secara akurat dan real time, tejadinya understock dapat diminimalisir.
- Cloud Computing akan membuat akses dan penyimpanan data terintegrasi secara online, sehingga perusahaan bisa mendapatkan informasi persediaan secara detail dari berbagai lokasi dengan mudah.
Nah, ternyata banyak sekali yang perlu dipelajari dari kasus understock ini. Selain itu, Anda juga harus menyiapkan strategi terbaik untuk menciptakan konsistensi pelayanan serta citra perusahaan.
FAQ
Mengapa bisa terjadi understock?
Understock bisa saja terjadi karena beberapa penyebab seperti lambatnya proses produksi, prediksi perusahaan akan permintaan dari pelanggan yang melesat, kerja dan kolaborasi tim antar divisi kurang baik, informasi stok yang salah, dan lain-lain.
Apakah understock dapat dicegah?
Sebelum terjadi, understock bisa dicegah melalui beberapa cara. Contoh saja penggunaan alat seperti manajemen persediaan untuk mengelola stok, Radio Frequency Identification (RFID) untuk melacak dan mengidentifikasi stok di gudang, serta cloud computing untuk menyimpan data persediaan secara online.
Kesimpulan
Sudah tahu kan kalau understock adalah salah satu masalah yang perlu diwaspadai bagi pebisnis di bidang apa pun, terutama di bidang pengadaan produk?
Oh iya, agar produk dapat dipantau secara real time, kami rekomendasikan Anda agar menggunakan aplikasi stok barang agar tidak terjadi kehabisan stok maupun overstock.
Jangan lupa untuk berkomentar dan beri kami masukan di laman Plugin Ongkos Kirim agar mampu menyuguhkan artikel berkualitas sesuai kebutuhan readers. Yuk, baca artikel menarik lainnya di Anisa Juniardy seputar Bisnis, Ekspedisi, dan lain-lain. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi operation@tonjoo.
Sumber:
- Understock And Overstock Explained – Retailisation – https://www.retailisation.com/insights/understock-and-overstock-explained#:~:text=What%20is%20understock%3F,what%20we%20’reasonably%20expected’.
- Guide to Minimizing Inventory Overstocks and Understocks – https://www.finaleinventory.com/inventory-management/guide-to-minimizing-inventory-overstocks-and-understocks