Sistem ini dapat memberikan informasi yang tepat waktu tentang stok yang tersedia, kebutuhan pelanggan, dan perubahan yang terjadi dalam pasar.
Selain mampu menghindari understock, sistem ini juga dapat diterapkan untuk mencegah terjadinya out of stock.
3.3. Mengoptimalkan Rantai Pasokan
Cara mengatasi understock berikutnya adalah dengan meningkatkan serta menjaga transparansi rantai pasokan.
Bagaimana caranya? Yakni melakukan komunikasi secara efektif dengan pemasok dan mitra bisnis. Pastikan bahwa proses pemesanan dan pengadaan barang berjalan sebagaimana mestinya, sehingga stok barang dapat dikelola dengan baik dan tepat waktu.
3.4. Menyiapkan Stok Cadangan
Untuk mengantisipasi terjadinya understock, sebaiknya Anda mulai mempertimbangkan untuk memiliki persediaan cadangan atau buffer stock.
Tujuan buffer stock ini adalah untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang tidak terduga atau lonjakan pesanan di luar prediksi perusahaan. Dengan begitu, ketersediaan produk tetap terjaga.
3.5. Tingkatkan Komunikasi dan Kerja Sama antar Tim
Pastikan kalau divisi manajemen persediaan, penjualan, dan pemasaran, dan manajemen logistik bekerja sama secara sinergis dan menjaga komunikasi dengan baik.
Bagian manajemen persediaan harus selalu menjaga komunikasi dengan divisi penjualan agar mendapatkan informasi terkini tentang permintaan dari pelanggan serta mengantisipasi potensi understock.
3.6. Melakukan Review dan Analisis Kinerja Produk
Pastikan Anda juga menganalisis kinerja produk secara rutin untuk mengidentifikasi produk-produk yang paling disukai, dicari, dan populer di antara konsumen. Tidak lupa juga cek produk yang paling berkontribusi besar terhadap penjualan.
Dengan memahami tren permintaan produk dan perilaku konsumen, perusahaan dapat mengalokasikan stok dengan lebih efisien.
3.7. Rencana Darurat (Plan B)
Sama halnya seperti analisis SWOT, Anda perlu menyiapkan rencana tanggap darurat yang jelas dan terstruktur apabila terjadi understock secara mendadak.
Rencana ini harus mencakup tindakan paling cepat untuk mengatasi masalah, seperti pengadaan barang darurat, mengubah prioritas produksi, serta memilih jasa pengiriman yang mendukung bisnis Anda.
4. Cara Mengukur dan Mengevaluasi Understock dalam Perusahaan
Walaupun sudah melakukan berbagai strategi dan cara, Anda pastinya bertanya-tanya ‘bagaimana cara mengukur dan mengevaluasi kembali strategi yang sudah digunakan untuk mengatasi understock?’
Anda bisa melakukan beberapa upaya untuk mengukur dan mengevaluasinya seperti berikut ini:
- Ukur Tingkat Kehabisan Stok (Stockout Rate) yakni dengan mengukur jumlah terjadinya kehabisan stok (out of stock) dalam periode tertentu dengan total periode waktu yang telah ditentukan. Kian tinggi tingkat kehabisan stok, maka akan makin besar kemungkinan understock terjadi.
- Amati Tingkat Kehabisan Stok Terlama (Longest Stockout) yakni dengan mencari tahu seberapa lama stok barang yang ada di gudang atau toko habis terjual tanpa ada penggantian produk dari periode waktu sebelumnya. Langkah ini akan membantu Anda menentukan produk mana yang paling laku atau sering mengalami understock.
- Ukur Persentase Penjualan Saat Kehabisan Stok dengan cara menganalisis persentase penjualan yang melesat dari perkiraan akibat stok habis pada periode tertentu. Anda dapat menghitungnya dengan membagi total penjualan yang melesat tersebut dengan total penjualan yang ditargetkan sesuai dengan rentang waktu yang ditetapkan.
- Lihat Siklus Pemesanan (Order Cycle Time) yang diperlukan dari saat pertama pesanan diajukan ke pihak penyedia barang hingga barang diantar atau tiba di gudang/toko. Biasanya siklus pemesanan yang lambat akan menyebabkan kehabisan stok jika stok habis sebelum barang yang dipesan tiba.
- Cek Tingkat Kepuasan Pelanggan terhadap ketersediaan produk dengan cara survei atau meminta feed back dari pelanggan untuk membantu mengevaluasi penilaian pelanggan (seberapa besar kekecewaan mereka) terhadap perusahaan ketika kehabisan stok.
5. Alat untuk Mencegah Understock
Jika Anda tidak ingin terjadi understock di kemudian hari, cobalah untuk memanfaatkan beberapa instrumen atau media seperti yang kami sebutkan berikut:
- Gunakan Sistem Manajemen Persediaan (Inventory Management System) untuk mengelola persediaan agar lebih efisien, memantau stok barang, menjadikannya bahan untuk meramal permintaan, mengelola pemesanan dan pengadaan barang, juga memberikan informasi yang tepat akan ketersediaan produk.
- Radio Frequency Identification (RFID) merupakan teknologi yang dirancang menggunakan gelombang radio untuk mengidentifikasi serta melacak barang, khususnya produk menggunakan tag elektronik. Dengan alat ini, perusahaan melacak pergerakan barang di gudang maupun toko secara akurat dan real time, tejadinya understock dapat diminimalisir.
- Cloud Computing akan membuat akses dan penyimpanan data terintegrasi secara online, sehingga perusahaan bisa mendapatkan informasi persediaan secara detail dari berbagai lokasi dengan mudah.
Nah, ternyata banyak sekali yang perlu dipelajari dari kasus understock ini. Selain itu, Anda juga harus menyiapkan strategi terbaik untuk menciptakan konsistensi pelayanan serta citra perusahaan.
FAQ
Mengapa bisa terjadi understock?
Understock bisa saja terjadi karena beberapa penyebab seperti lambatnya proses produksi, prediksi perusahaan akan permintaan dari pelanggan yang melesat, kerja dan kolaborasi tim antar divisi kurang baik, informasi stok yang salah, dan lain-lain.
Apakah understock dapat dicegah?
Sebelum terjadi, understock bisa dicegah melalui beberapa cara. Contoh saja penggunaan alat seperti manajemen persediaan untuk mengelola stok, Radio Frequency Identification (RFID) untuk melacak dan mengidentifikasi stok di gudang, serta cloud computing untuk menyimpan data persediaan secara online.
Kesimpulan
Sudah tahu kan kalau understock adalah salah satu masalah yang perlu diwaspadai bagi pebisnis di bidang apa pun, terutama di bidang pengadaan produk?
Oh iya, agar produk dapat dipantau secara real time, kami rekomendasikan Anda agar menggunakan aplikasi stok barang agar tidak terjadi kehabisan stok maupun overstock.
Jangan lupa untuk berkomentar dan beri kami masukan di laman Plugin Ongkos Kirim agar mampu menyuguhkan artikel berkualitas sesuai kebutuhan readers. Yuk, baca artikel menarik lainnya di Anisa Juniardy seputar Bisnis, Ekspedisi, dan lain-lain. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi operation@tonjoo.
Sumber:
- Understock And Overstock Explained – Retailisation – https://www.retailisation.com/insights/understock-and-overstock-explained#:~:text=What%20is%20understock%3F,what%20we%20’reasonably%20expected’.
- Guide to Minimizing Inventory Overstocks and Understocks – https://www.finaleinventory.com/inventory-management/guide-to-minimizing-inventory-overstocks-and-understocks