Tugas Admin Gudang, Tanggung Jawab, Kualifikasi, dan Gaji

Apa tugas admin gudang? Admin gudang bertugas mengelola dan mengatur administrasi gudang, mulai dari data stock opname, aset gudang, memperbarui database HPP, barang reject, inbound, outbond, hingga membantu membuat pre-order dan purcahse plan.

Saking banyaknya peran dan tugas seorang admin gudang, keberadaannya sangat penting bagi perusahaan karena berkaitan erat dengan anggaran dan perencanaan keuangan di masa depan.

Satu lagi, sekilas tugas dan tanggung jawab admin gudang tidak berbeda jauh dari admin logistik, tetapi keduanya berbeda.

Nah, apa tanggung jawab, skill, kualifikasi, dan perbedaan antara admin gudang dengan admin logistik? Simak selengkapnya di bawah ini.

1. Apa itu Admin Gudang

Admin gudang adalah karyawan atau pekerja yang bertanggungjawab atas pengelolaan administrasi persediaan di gudang atau fasilitas penyimpanan.

Posisi ini bertanggung jawab menjaga efisiensi dan produktivitas gudang, mengoptimalkan biaya penyimpanan, meminimalisir kerugian akibat overstock, dead stockhingga memastikan persediaan barang sudah sesuai pengeluaran anggaran, sehingga operasi gudang berjalan dengan lancar.

Seorang admin gudang biasanya juga bersikap kooperatirf dan komunikatif dengan kepala gudang supaya tidak terjadi kesalahpahaman dalam pengelolaan aset gudang.

2. Tugas Admin Gudang

Umumnya tugas admin gudang adalah memastikan bahwa pengelolaan barang, mulai dari barang masuk dan keluar sesuai dengan laporan perusahaan.

Ada pun tugas spesifik admin gudang sebagai berikut:

2.1. Mengelola Administrasi Persediaan dan Stock Opname

Tugas admin gudang yang pertama adalah mengelola seluruh aspek yang terkait dengan barang atau produk yang tersimpan di gudang.

Kegiatan ini mencakup pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang, pengaturan sistem pencatatan persediaan (biasanya menggunakan software atau aplikasi yang disediakan oleh perusahaan), dan memastikan data persediaan tetap akurat dan terkini.

Admin gudang juga bertanggung jawab untuk memantau level persediaan, mengidentifikasi kekurangan atau kelebihan stok, dan berkoordinasi dengan tim pengadaan atau manajemen persediaan (inventory management) untuk mengatur pembelian atau penghapusan barang sesuai kebutuhan.

Selain itu, admin gudang juga mesti mengkoordinasikan tim yang akan melakukan penghitungan, memeriksa keberlanjutan persediaan, dan menyusun laporan hasil stock opname.

2.2. Mencatat Pendistribusian Barang

Admin gudang juga harus mencatata setiap kali barang-barang keluar dari gudang untuk didistribusikan ke lokasi tujuan tertentu.

Tujuan utama dari pencatatan pendistribusian barang ini adalah untuk menjaga ketelitian dan transparansi dalam manajemen stok serta memastikan bahwa barang-barang yang dikeluarkan sesuai dengan permintaan dan kebutuhan.

Contohnya nyata tugas admin gudang adalah memastikan bahwa dokumen-dokumen yang relevan seperti faktur, surat jalan pengiriman, atau bukti pengiriman telah disiapkan dengan benar.

Selain itu juga harus berkoordinasi dengan tim pengiriman atau logistik untuk memastikan barang-barang yang dikeluarkan dikirim dengan tepat waktu dan ke lokasi yang sesuai.

2.3. Membantu Membuat PO dan Purchase Plan

Dalam Purchase Order (PO), admin gudang harus mencantumkan detail seperti jenis barang, jumlah yang dipesan, harga, tanggal pengiriman yang diinginkan, dan informasi lain yang relevan.

PO ini nantinya akan membantu memastikan bahwa persediaan gudang dikelola dengan baik dan pesanan dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Begitu pula dengan purchase plan atau perencanaan pembelian, seorang admin gudang biasanya harus merencanakan pembelian berdasarkan perkiraan permintaan masa depan, perhitungan stok yang tersedia, proyeksi penjualan, dan faktor-faktor lain yang memengaruhi persediaan gudang.

Sebab, rencana pembelian membantu perusahaan merencanakan anggaran dan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan persediaan secara efisien.

2.4. Administrasi Proses Inbound dan Outbound

Salah satu tugas admin gudang adalah bertanggung jawab untuk menerima barang-barang yang tiba di gudang dari pemasok atau produsen (inbound).

Proses ini melibatkan proses pemeriksaan barang, penghitungan jumlah, dan penerimaan fisik barang, informasi seperti jumlah, kondisi barang, nomor batch (jika ada), dan dokumentasi lainnya perlu dicatat dengan akurat.

Pada proses outbound, admin gudang harus mengambil barang-barang yang diperlukan dari penyimpanan gudang sesuai dengan pesanan tersebut (picking barang) yang meliputi pemilihan barang, pemeriksaan kualitas, dan pencatatan jumlah yang diambil.

2.5. Mengajukan Anggaran ke Bagian Finance

Admin gudang harus bekerja sama dengan manajemen gudang dan departemen terkait untuk merencanakan anggaran yang diperlukan untuk operasi gudang selama periode tertentu, seperti satu tahun ke depan.

Tugas ini mencakup kegiatan seperti operasi gudang, gaji karyawan, biaya sewa gudang, perawatan peralatan, bahan kemasan, dan lain sebagainya.

3. Tanggung Jawab Admin Gudang

Tanggung jawab admin gudang dari satu perusahaan ke perusahaan lain tentunya berbeda, tergantung jenis industri, kegiatan bisnis, dan kebijakannya.

Namun umumnya tanggung jawab admin gudang meliputi:

• Membuat laporan perencanaan pengadaan barang
• Mengatur penjadwalan distribusi dan rutenya
• Mengawasi, mencatat, dan mengontrol seluruh barang yang masuk maupun keluar gudang sesuai SOP
• Melakukan stock opname barang sesuai prosedur
• Mengatur pembelian dan ketersediaan barang yang kurang (PO dan purchase plan)
• Memantau jalannya proses penempatan barang sesuai metode yang digunakan perusahaan hingga pengecekan kualitas barang dan pengelolaan barang retur
• Memastikan ketersediaan barang sesuai dengan permintaan atau kebutuhan
• Memastikan dan mengecek seluruh barang PO
• Memeriksa kesesuaian pada produk atau barang yang mau dikirim dengan sampel yang ada
• Memastikan jika masuk dan keluarnya barang berjalan dengan lancar
• Bertanggung jawab untuk menyediakan dan memperbarui data agar hasilnya akurat dan up to date
• Bertanggung jawab memelihara semua perlengkapan dan peralatan gudang bersamaan dengan staf lain
• Mengeluarkan dan mengecek surat perintah pengiriman (dokumen surat jalan) dan menerima serta menyimpan kembali bukti penerimaan barang

4. Kisaran gaji admin gudang di Indonesia

Kisaran gaji admin gudang tergantung UMR daerah atau domisili tempat kerja, tanggung jawab, dan pengalamannya bekerja.

Namun umumnya, gaji admin gudang di wilayah JABODETABEK berkisar antara Rp4.500.000-Rp6.500.000 per bulannya.

Sementara gaji admin gudang di daerah Jawa Tengah, berkisar Rp2.190.000-Rp4.000.000.

Nah, di wilayah Sumatera, Sulawesi, Kalimantan, dan Papu, gaji staff admin gudang bisa lebih tinggi yakni mencapai Rp7.000.000 per bulannya.

5. Kualifikasi Admin Gudang

Setiap perusahaan yang ingin merekrut staff admin gudang, biasanya akan menetapkan kualifikasi seperti:

• Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai staff admin gudang (fresh graduate boleh melamar)
• Dapat mengolah dan mengelola input data serta pelaporan
• Mampu mengoperasikan tools atau software seperti melalui Microsoft Office dan Google Spreadsheet
• Pandai dalam berkomunikasi, cermat mengelola administrasi, dan manajemen tugas yang baik.
• Bersedia mengikuti program pelatihan dan pengembangan yang diselenggarakan oleh perusahaan
• Memiliki interpersonal skill yang baik, mau bekerja secara tim, dapat bernegosiasi, dan berkoordinasi dengan baik

6. Skill yang Harus Dimiliki Admin Gudang

Selain kualifikasi yang bertumpu pada pengalaman serta kepribadian secara personal, seorang admin gudang juga harus memiliki skill di bawah ini:

• Memahami dasar-dasar dan praktik manajemen stok dengan baik
• Ahli dalam mengoperasikan perangkat dan peralatan gudang yang disediakan oleh perusahaan
• Teliti dalam mengatur dan mengelola aset gudang sesuai SOP
• Dapat berkomunikasi dengan baik dengan seluruh divisi, khususnya pada checker gudang, helper gudang, dan lainnya
• Cermat dalam menjaga dan mengelola informasi yang dibutuhkan oleh divisi lain

7. Perbedaan Admin Gudang dan Admin Logistik

Perbedaan admin gudang dan admin logistik terletak pada:

• Area pengelolaan

Jika admin gudang fokus pada operasional gudang, maka admin logistik justru lebih condong pada proses logistik secara menyeluruh.

• Tanggung jawab

Admin gudang bertanggung jawab pada penyimpanan, keluar dan masuknya barang, serta memantau kondisi barang. Sementara admin logistik bertanggung jawab terhadap pengadaan, pengiriman, dan koordinasi dengan pemasok & pelanggan.

• Jenjang karir

Admin gudang yang berpengalaman bisa saja naik jabatan atau posisi menjadi supervisor gudang dan manajer gudang, sedangkan admin logistik berkesempatan menjadi manajer atau direktur logistik.

FAQ

Apa saja kegiatan admin gudang?

Admin gudang setiap harinya menjalankan kegiatan seperti menerima dan mencatat barang masuk, menyimpan barang, mencatat barang keluar, melakukan stock opname, dan membuat laporan.

Berapa gaji seorang admin gudang?

Gaji admin gudang di Indonesia paling rendah berkisar antara Rp2.190.000-Rp2.500.000 dan paling tinggi berkisar antara Rp4.500.000-Rp7.000.000. Selain ditentukan oleh UMR, besaran gaji admin gudang juga dilihat dari besarnya tanggung jawab dan pengalaman.

Kesimpulan

Sekarang sudah lebih paham kan kalau tugas admin adalah fokus pada pengelolaan barang yang masuk dan keluar gudang.

Sementara admin logistik lebih condong dalam pengadaan barang, pengiriman, dan menggunakan fasilitas logistik yang dimiliki perusahaan.

Jangan lupa untuk berkomentar dan beri kami masukan di laman Plugin Ongkos Kirim agar mampu menyuguhkan artikel berkualitas sesuai kebutuhan readers. Yuk, baca artikel menarik lainnya di Anisa Juniardy seputar Bisnis, Ekspedisi, dan lain-lain. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi operation@tonjoo.

Sumber:

• Loker admin gudang – https://id.indeed.com/q-administrasi-gudang-lowongan.html?vjk=18137470f5678ce8
• Warehouse Administrator: What Is It? and How to Become One? – https://www.ziprecruiter.com/Career/Warehouse-Administrator/What-Is-How-to-Become#:~:text=A%20warehouse%20administrator%20ensures%20a,the%20work%20environment%20is%20clean.