Fulfillment: Pengertian, Proses, dan Bedanya dengan Warehouse

2.3. Fulfillment Service

Dalam industri e-commerce, fulfillment service dapat diartikan sebagai jasa yang ditawarkan dan ditugaskan untuk mengelola pesanan dari pelanggan.

Layanan ini umumnya dilengkapi oleh tempat penyimpanan barang secara khusus seperti gudang, admin dan helper gudang yang mengelola barang di dalam gudang, serta aplikasi untuk mengelola stok barang.

3. Perbedaan Fulfillment Center dengan Warehouse

Lalu apa sih perbedaan antara fullfillment center dengan warehouse (gudang)? Karena sepintas keduanya memang tampak mirip.

Namun perlu diketahui bersama jika fulfillment center dan warehouse (gudang) sebetulnya berbeda dari segi fungsi, ruang lingkup, dan tujuan penggunaannya dalam dunia bisnis, terutama saat perusahaan e-commerce memproses pesanan.

Mengapa begitu? Coba simak perbedaan antara fulfillment center dengan warehouse berikut ini:

• Dari segi fungsi: fulfillment center berkaitan erat dengan aktivitas seperti memproses pesanan pelanggan, packing produk, dan mengirimkannya kepada pelanggan, sedangkan gudang atau warehouse hanya menjadi tempat penyimpanan stok produk atau barang saja. Apalagi jenis-jenis gudang di Indonesia saat ini cukup beragam
• Dari segi ruang lingkup: Fulfillment center biasanya dirancang untuk mendukung sistem operasional perusahaan e-commerce dalam memenuhi pesanan yang datang dari pelanggan agar lebih efisien dan cepat, sedangkan gudang penggunaanya jauh lebih luas. Bisa untuk penyimpanan jangka panjang hingga jadi tempat distribusi barang
• Dari segi tujuan: Fulfillment center lebih cenderung pada kecepatan pengiriman dan kepuasan pelanggan, sedangkan gudang (warehouse) dirancang khusus untuk memelihara produk dan bisa dimiliki oleh siapa pun termasuk produsen, distributor, serta retailer.

4. Tahapan atau Alur Fulfillment dalam Bisnis

Bagi Anda yang sedang berusaha mengembangkan bisnis online agar makin melejit, maka perlu memahami alur fulfillment dengan benar agar pelayanan kepada pelanggan terjaga dan reputasi perusahaan juga tidak terganggu.

Inilah alur atau tahapan fulfillment dalam dunia bisnis secara lengkap:

4.1. Penerimaan Pesanan

Tahap pertama dalam fulfillment adalah penerimaan pesanan dari pelanggan dari berbagai platform seperti website, aplikasi belanja online, email, media sosial, WhatsApp Business, serta telepon.

Para pelanggan rata-rata akan memberikan informasi pesanan dan pengiriman secara lengkap, mulai dari: jenis produk yang dipesan, jumlah (kuantitas produk), alamat pengiriman, dan metode pembayaran yang digunakan.

Pada proses ini, perusahaan wajib mencatatnya dengan teliti dan lengkap sesuai informasi pelanggan.

4.2. Memproses Pesanan

Setelah pesanan masuk, langkah berikutnya yaitu memproses pesanan tersebut dengan teliti.

Pada tahap kedua ini, perusahaan atau bagian fulfillment akan melakukan pengecekan ketersediaan produk di gudang atau mengkonfirmasikannya ke bagian fulfillment center.

Jika produk masih ada dan mencukupi untuk dikirim, maka pesanan akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya.

Sebaliknya, jika terjadi understock atau produk memang tidak mencukupi kebutuhan pelanggan, perusahaan harus menginformasikan pada mereka dengan menawarkan produk alternatif/produk pengganti/memberikan kompensasi tertentu.

4.3. Packing Produk

Jika produk tersedia dan pesanan dikonfirmasi, tahap ketiga adalah packing produk dengan baik, sesuai standar, dan pastinya aman untuk dikirim.

Tips packing barang yang aman meliputi pemilihan kemasan luar, menggunakan bubble wrap, label fragile, dan sebagainya supaya barang terlindungi dari kerusakan dan potensi dibanting oleh oknum tak bertanggung jawab selama proses pengiriman.

Proses pengemasan ini juga mencakup pemasangan label pengiriman dan faktur sesuai barang yang dipesan oleh pelanggan.

4.4. Pengiriman Barang

Setelah proses pengemasan barang selesai, waktunya perusahaan mengirim produk tersebut kepada pelanggan.

Supaya pengiriman berjalan sesuai estimasi, perusahaan akan bekerja sama dengan jasa kurir pengiriman paket terbaik di Indonesia.

Selain itu, perusahaan juga akan memberikan nomor resi pada pelanggan agar mereka dapat melacak dan memantau status pengiriman produk secara real time.

4.5. Penanganan Retur

Meskipun perusahaan telah berusaha semaksimal mungkin untuk memastikan bahwa kualitas produk dan pengemasan dilakukan dengan baik, akan tetapi ada beberapa faktor eksternal yang membuat produk mengalami kerusakan selama proses pengiriman, sehingga tidak sesuai ekspektasi pelanggan.

Oleh karena itu, tahap terakhir dalam fulfillment ini adalah penanganan retur atau layanan pengembalian barang.

Ya, setiap perusahaan harus memiliki kebijakan retur yang jelas dan prosedur yang transparan untuk mengelola proses retur dan refund barang, bahkan menawarkan kompensasi apabila dibutuhkan.

Ingat, tahapan fulfillment ini sangat penting untuk menjaga loyalitas pelanggan, meningkatkan kepuasan pelanggan, membangun reputasi brand, dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Maka dari itu, lakukan dengan penuh hati-hati serta teliti ya.

5. Model Operasi Fulfillment dalam Bisnis e-Commerce

Berdasarkan model bisnisnya, operasi fulfillment dalam industri e-commerce memang menggunakan teknik yang berbeda-beda.

Pages: 1 2 3